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Mit dem Jahresabschluss durch die Buchhaltung - sei es eine Bilanz und doppelte Buchhaltung oder eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, ist die Aufzeichnungspflicht und Dokumentation aller Geschäftsfälle für das bestimmte Wirtschaftsjahr abgeschlossen und erledigt. Das bedeutet aber nicht, dass man die Belege nun verbrennen darf. Denn das verbietet die Aufbewahrungspflicht.
Es gibt eine Aufbewahrungspflicht und diese ist genauso einzuhalten wie die Genauigkeit beim Führen der Buchhaltung und beim Dokumentieren der einzelnen Geschäftsfälle. Je nach Land gibt es unterschiedliche Regelungen. In Österreich gilt, dass die Belege sieben Jahre aufzubewahren sind und ähnliche Regelungen haben viele andere europäische Länder. Nach Ablauf des siebenten Jahres ist die Aufbewahrungspflicht für das älteste Jahr aufgehoben und man kann die Dokumente entsorgen.
Zu den Dokumenten im Rahmen der Aufbewahrungspflicht zählen beispielsweise Kassabücher, Bankkonten, Ausdrucke von Bankbewegungen, Rechnungen und alle anderen Belege, die als Beweisführung dienen, um zum Ergebnis der Buchhaltung kommen zu können. Das gilt auch dann, wenn man das Unternehmen verkauft hat, weil es bei einer Wirtschaftsprüfung zur Aufforderung kommen kann, dass die Belege vorzuweisen sind. Die Wirtschaftsprüfung wird von den Finanzbeamtinnen und Finanzbeamten durchgeführt und hat das Ziel, das Ergebnis der Buchhaltung zu hinterfragen. Als Grundlage dienen auch hier die Belege, weshalb sie aufgehoben werden müssen.
Wenn also Buchhaltungsunterlagen aus dem Jahr 2004 eingereicht wurden, gilt die Aufbewahrungspflicht bis zum Beginn des Jahres 2012, dann können die Unterlagen entsorgt werden, um Platz für neue Ordner zu schaffen.
In dem Fall kann es zu einem Schätzergebnis bei einer Wirtschaftsprüfung kommen, da die genaue Prüfung nicht mehr oder nur schwer möglich ist. Es ist aber der bessere Weg, die Belege aufzubewahren, weil damit auch nicht die Gefahr besteht, dass man durch eine Schätzung Steuern nachzahlen muss. Natürlich ist dies kein Argument, wenn es zu einem Brand kam und die Belege einfach vernichtet wurden. Hier hängt auch viel vom Ermessen ab, ob die Werte der Buchhaltung glaubwürdig sind oder ob es bestimmte Werte gibt, die angezweifelt werden. Sind die Belege vorweisbar, hat man hier eine einfachere Verhandlungsposition bei Unklarheiten.
Diese Grundsätze haben wir auch auf einem YouTube-Video zusammengefasst. Das Video ist unter dem nachstehenden Link erreichbar.
Die Belege sind wichtige Beweisstücke für die Geschäftsfälle, wobei die Aufbewahrungspflicht bei Belege zu beachten ist. Es reicht also nicht, einen Einkauf zu buchen und dann die Rechnung zu entsorgen, die Belege müssen für Jahre erhalten bleiben. Da es sehr viele verschiedene gibt, spricht man auch über Belege oder Belegarten als Gruppierung der Dokumente.
Ein zentrales Element sind natürlich die Rechnungen mit der Ausgangsrechnung an Kunden und der Eingangsrechnung von Lieferanten oder Dienstleistern. Dabei kann auch eine Reduzierung durch eine Gutschrift erfolgen, die eigens zu belegen ist. Die Gutschrift an Kunden oder die Gutschrift vom Lieferanten muss nachvollziehbar sein und daher als eigener Beweis in der Buchhaltung vorzufinden sein.
Abseits der Rechnungen sind die Zahlungsmittel wichtig. Die Bankbelege werden immer wichtiger, weil gerade in Unternehmen immer öfter per Überweisung bezahlt wird und nicht bar aus der Kassa. Wer eine Kassa führt, hat ein Kassabuch zu führen und als Beleg kann auch ein Kassabon gegeben sein, wenn man etwa Büromaterial bar bezahlt hat. Eine andere Möglichkeit ist der Versandbeleg für die Postgebühren. Ein Fahrtenbuch ist ebenfalls ein Beleg und zwar als Beweis für unternehmerische Fahrten, sie es als Angestellter im Unternehmen oder als Unternehmerin oder Unternehmer selbst.
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