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Mit dem Jahresabschluss durch die Buchhaltung - sei es eine Bilanz und doppelte Buchhaltung oder eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, ist die Aufzeichnungspflicht und Dokumentation aller Geschäftsfälle für das bestimmte Wirtschaftsjahr abgeschlossen und erledigt. Das bedeutet aber nicht, dass man die Belege nun verbrennen darf. Denn das verbietet die Aufbewahrungspflicht.
Es gibt eine Aufbewahrungspflicht und diese ist genauso einzuhalten wie die Genauigkeit beim Führen der Buchhaltung und beim Dokumentieren der einzelnen Geschäftsfälle. Je nach Land gibt es unterschiedliche Regelungen. In Österreich gilt, dass die Belege sieben Jahre aufzubewahren sind und ähnliche Regelungen haben viele andere europäische Länder. Nach Ablauf des siebenten Jahres ist die Aufbewahrungspflicht für das älteste Jahr aufgehoben und man kann die Dokumente entsorgen.
Zu den Dokumenten im Rahmen der Aufbewahrungspflicht zählen beispielsweise Kassabücher, Bankkonten, Ausdrucke von Bankbewegungen, Rechnungen und alle anderen Belege, die als Beweisführung dienen, um zum Ergebnis der Buchhaltung kommen zu können. Das gilt auch dann, wenn man das Unternehmen verkauft hat, weil es bei einer Wirtschaftsprüfung zur Aufforderung kommen kann, dass die Belege vorzuweisen sind. Die Wirtschaftsprüfung wird von den Finanzbeamtinnen und Finanzbeamten durchgeführt und hat das Ziel, das Ergebnis der Buchhaltung zu hinterfragen. Als Grundlage dienen auch hier die Belege, weshalb sie aufgehoben werden müssen.
Wenn also Buchhaltungsunterlagen aus dem Jahr 2004 eingereicht wurden, gilt die Aufbewahrungspflicht bis zum Beginn des Jahres 2012, dann können die Unterlagen entsorgt werden, um Platz für neue Ordner zu schaffen.
In dem Fall kann es zu einem Schätzergebnis bei einer Wirtschaftsprüfung kommen, da die genaue Prüfung nicht mehr oder nur schwer möglich ist. Es ist aber der bessere Weg, die Belege aufzubewahren, weil damit auch nicht die Gefahr besteht, dass man durch eine Schätzung Steuern nachzahlen muss. Natürlich ist dies kein Argument, wenn es zu einem Brand kam und die Belege einfach vernichtet wurden. Hier hängt auch viel vom Ermessen ab, ob die Werte der Buchhaltung glaubwürdig sind oder ob es bestimmte Werte gibt, die angezweifelt werden. Sind die Belege vorweisbar, hat man hier eine einfachere Verhandlungsposition bei Unklarheiten.
Die Buchhaltung ist für jeden Betrieb Pflicht, ob es nun ein Einzelunternehmen ist oder ein Konzern. Ob man von daheim aus agiert oder 300 Filialen betreibt. Aber es gibt Unterschiede in der Machart, weil die doppelte Buchhaltung erst ab einer gewissen Umsatzhöhe verpflichtend betrieben werden muss. Bei den Belegen oder der Genauigkeit, den Vorschriften oder den Geschäftsfällen generell gibt es aber keine großen Unterschiede.
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