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Es ist üblich, einen eingegangen Auftrag zu bestätigen, was vor allem im Zeitalter von Onlinebestellungen besonders einfach über die E-Mail erledigt werden kann, aber auch im herkömmlichen Schriftverkehr Standard sein sollte. Das gilt erst Recht zwischen Unternehmen, um so die Kommunikationsbasis zu erhöhen und den Kunden an das Unternehmen zu binden. Gerade bei Unternehmen setzt man bestimmte Aktionen einfach voraus, andernfalls überlegt man sich andere Lieferanten und Partner zu wählen.
Der Kundenservice ist zum zentralen Merkmal in Unternehmen geworden und es gibt die individuelle Auftragsbestätigung, bei der mit einer Produktliste gezeigt wird, was in Auftrag genommen wurde und es gibt auch einfachere Lösungen, ganz nach Situation. Auch abseits des Online-Shops gibt es diese technische Möglichkeit zum Beispiel bei Bestellmöglichkeiten per E-Mail, wodurch man weiß, dass der Auftrag eingegangen ist.
Das ist insofern auch oft sehr wichtig, weil man selbst als Unternehmen Termine hat und bis zu bestimmten Zeitpunkten die Waren haben muss. Wenn man nun glaubt, dass die Bestellung ohnehin angekommen ist und das war nicht der Fall, hat man ein Problem, wenn es zu weiteren Verzögerungen kommt. Sicherheit bringt hier die einfache Auftragsbestätigung, wodurch man weiß, dass zumindest der erste Schritt schon gepasst hat.
Nachstehend finden Sie eine Mustervorlage für die Auftragsbestätigung, nachdem ein Auftrag erteilt wurde, wie das oft zwischen Unternehmen der Fall ist.
Auftragsbestätigung
Sehr geehrte Damen und Herren,
mit diesem Schreiben bestätigen wir Ihren Auftrag über die Lieferung von
10 Stk. Kühlschrank Typ XY wie im Angebot angeführt.
Lieferzeit: 8. bis 10. Kalenderwoche
Preis: Ab Werk EUR (Betrag) inklusive MwSt.
Zahlungsziel
14 Tage ab Rechnungsstellung mit 2 % Skonto oder
30 Tage ab Rechnungsstellung netto.
Wir danken für den Auftrag und freuen uns über die gute Zusammenarbeit.
Mit freundlichen Grüßen
Eine Auftragsbestätigung schreiben ist zu einer wichtigen Funktion im Kundenservice geworden. Man ist es mittlerweile gewöhnt, dass man sofort eine Rückmeldung erhält, ob die Anfrage und/oder Bestellung angekommen ist oder nicht. Und so gibt es auch vollautomatische Auftragsbestätigungen oder auch manuelle je nach Situation.
Die Auftragsbestätigung nach Bestellung ist ein typischer Fall im Internet geworden, aber es gibt auch die Briefform etwa bei großen Aufträgen als Rückmeldung, dass die Bestellung angekommen ist. Im gleichen Kontext wird auch gerne eine Auftragsbestätigung nach Auftrag erstellt.
Ein ganz eigenes Thema ist die Auftragsbestätigung im Online-Shop, die automatisch versendet wird, sobald man etwas bestellt hat. Es gibt verschiedene Varianten, wie etwa das Online-Shop Beispiel 2 für eine Auftragsbestätigung für den eigenen Shop. Andere Lösungen gibt es etwa im Tourismus als Bestätigung nach einer Reservierung oder zwischen Unternehmen als Bestätigung nach einem erfolgten Telefonat, um sicherzustellen, dass die Daten richtig verstanden und/oder angekommen sind.
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