Auftragsbestätigung für telefonische Bestellung

Die Daten des Telefonats bestätigen

Nicht immer wird eine Bestellung bzw. der Auftrag zur Lieferung schriftlich durchgeführt. Unternehmen, die sich schon lange kennen und gute Kontakte zueinander unterhalten, vereinbaren Bestellungen oft auf telefonischem Weg. Hierbei ist es wichtig, dennoch schriftlich den Inhalt der Bestellung festzuhalten und das kann über die Auftragsbestätigung erfolgen.

Angeführt wird dabei, welche Produkte in Auftrag gegeben wurden, zu welcher Stückzahl und zu welchem Preis. Gerade bei Unternehmen ist es sehr wichtig, dass auch eine mögliche Lieferzeit angeführt ist und weitere Konditionen sind ebenfalls einzubauen, sodass der Empfänger überprüfen kann, ob alle Details passen. Im Bedarfsfall kann man nochmals über die Bestellung sprechen, bevor sie verarbeitet wird.

Diese Informationen können auch für Privatpersonen wichtig sein, die gerade per Telefongespräch eine Bestellung abgegeben haben. Es kommt vor, dass man zwar im Online-Shop das richtige Produkt gefunden hat, aber dann doch den Kundenservice anruft, um Details zu klären. Und im Zuge dieses Anrufs führt man die Bestellung auch gleich durch, weshalb eine schriftliche Auftragsbestätigung fehlt, die es normalerweise online automatisch gibt. Auch dann ist es gut, per E-Mail (seltener per Brief) die Daten bestätigt zu bekommen.

Nachstehend finden Sie eine Mustervorlage für die Auftragsbestätigung nach einer telefonischen Bestellung.

Mustervorlage für eine Auftragsbestätigung nach telefonischem Auftrag

Auftragsbestätigung nach unserem Telefonat

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir bestätigen hiermit den telefonisch erteilten Auftrag zur Lieferung von

150 Stk. Waschbetonplatten 50 x 50 cm wie im Katalog angeführt.

Lieferzeit: binnen 10 Tage
Preis: Ab Werk EUR (Betrag) inklusive MwSt.

Zahlungsziel
14 Tage ab Rechnungsstellung mit 2 % Skonto oder
30 Tage ab Rechnungsstellung netto.

Vielen Dank für den Auftrag.

Mit freundlichen Grüßen

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Eine Auftragsbestätigung schreiben ist zu einer wichtigen Funktion im Kundenservice geworden. Man ist es mittlerweile gewöhnt, dass man sofort eine Rückmeldung erhält, ob die Anfrage und/oder Bestellung angekommen ist oder nicht. Und so gibt es auch vollautomatische Auftragsbestätigungen oder auch manuelle je nach Situation.

Die Auftragsbestätigung nach Bestellung ist ein typischer Fall im Internet geworden, aber es gibt auch die Briefform etwa bei großen Aufträgen als Rückmeldung, dass die Bestellung angekommen ist. Im gleichen Kontext wird auch gerne eine Auftragsbestätigung nach Auftrag erstellt.

Ein ganz eigenes Thema ist die Auftragsbestätigung im Online-Shop, die automatisch versendet wird, sobald man etwas bestellt hat. Es gibt verschiedene Varianten, wie etwa das Online-Shop Beispiel 2 für eine Auftragsbestätigung für den eigenen Shop. Andere Lösungen gibt es etwa im Tourismus als Bestätigung nach einer Reservierung oder zwischen Unternehmen als Bestätigung nach einem erfolgten Telefonat, um sicherzustellen, dass die Daten richtig verstanden und/oder angekommen sind.

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