Buchungen auf dem Aufwandskonto
Geschäftsfälle und Abschluss mit dem GuV-Konto
Die Säulen der Bilanz als Ergebnis der doppelten Buchhaltung sind die Bestandskonten wie Bank, Kapital und Lieferantenkonten, aber sie sind nicht die einzige Basis für das Betriebsergebnis. Denn neben den erhaltenen Werten (daher Bestandskonten), die von Jahr zu Jahr weitergeführt werden, gibt es auch unterjährige Kosten- und Ertragswerte, die auf den Erfolgskonten verbucht sind. Diese teilen sich in Aufwandskonten für die Kosten und Ertragskonten für die Einnahmen. Nachstehend sollen die Aufwandskonten besprochen werden, als Beispiel nehmen wir das Büromaterial her.
Buchung auf dem Aufwandskonto
Das Verbuchen der Geschäftsfälle erfolgt auf dem Aufwandskonto ähnlich dem aktiven Bestandskonto, was bedeutet, dass Vermehrungen wie Einkäufe auf der Soll-Seite eingetragen werden, Verminderungen wie Gutschriften hingegen auf der Haben-Seite. Der große Unterschied besteht zu den aktiven Bestandskonten insofern, als es keine Eröffnungsbuchung gibt, weil das Konto im laufenden Geschäftsjahr erst dann benötigt wird, wenn ein erster Geschäftsfall ansteht. Gibt es zum Beispiel im ganzen Jahr keinen Einkauf von Büromaterial, dann gibt es das entsprechende Aufwandskonto auch nicht.
Gleich ist hingegen der Abschluss, wobei aber nicht das Bilanzkonto genutzt wird, sondern das Gewinn- und Verlustkonto, kurz: GuV-Konto. Dort werden sämtliche Erfolgskonten mit ihrem Abschlusssaldo festgehalten, um die Gewinnermittlung durchführen zu können. Damit wird das Konto aufgelöst und geht nicht in die Bilanz ein.
Trotzdem kann man das GuV-Konto als Grundlage für den Vergleich von Jahr zu Jahr heranziehen und die Beträge der Kosten und Erträge vergleichen, ergo etwa auch, ob man mehr oder weniger Geld für Büromaterial ausgegeben hat oder nicht.
Video über Kontoarten (YouTube)
Vermehrung des Kontos
Der große Unterschied zum aktiven Bestandskonto ist somit die nicht vorhandene Eröffnung. Mit dem ersten Geschäftsfall erfolgt diese somit automatisch und wir unterstellen nun, dass Büromaterial eingekauft wurde, und zwar bezahlt durch die Kassa, also ein Bareinkauf.
Buchungssatz:
| 09.02. | Büromaterial 500,-- | Kassa 600,-- |
| USt 100,-- |
was auf dem Konto Büromaterial folgenden Stand ergibt:
| Datum | Buchung | Soll | Haben |
| 09.02. | Kassa | 500,-- |
Durch den Geschäftsfall ergo Einkauf ist zum einen das Konto überhaupt erst einmal eröffnet worden und zum zweiten wurde auch der Einkauf verbucht. Somit wird jetzt aktiv mit dem Konto bis zum Jahresende gearbeitet, bis der Abschluss erfolgt. Entsprechend der Logik wurde der Betrag im Soll eingetragen, weil Vermehrung des Kontostandes im Soll erfolgt. Die Kassa als aktives Bestandskonto steht auch logischerweise im Haben, weil Verminderungen eines aktiven Bestandskontos eine Haben-Buchung auslösen.
Verminderung des Kontos
Die Aufwandskonten werden meist für die Kostenverbuchung genutzt - Einkäufe oder Kosten wie Telefongebühren, Internetgebühren, Lohnnebenkosten und viele anderen mehr. Es kann aber auch zu einem umgekehrten Fall kommen, wenn zum Beispiel eine Gutschrift erfolgt oder wenn man sich geirrt hat und eine Korrektur erfolgt. Neben wir also an, dass der Einkauf, den wir gebucht haben, fehlerhafte Ware enthalten hat und wir erhalten eine nachträgliche Gutschrift.
Buchungssatz:
| 12.02. | Kassa 120,-- | Büromaterial 100,-- |
| USt 20,-- |
was auf dem Konto folgenden Stand ergibt:
| Datum | Buchung | Soll | Haben |
| 09.02. | Kassa | 500,-- | |
| 12.02. | Kassa | 100,-- |
In diesem Fall hat sich der Buchungssatz umgedreht. Das erhaltene Geld geht in die Kassa und als aktives Bestandskonto ergibt dies eine Soll-Buchung. Das Aufwandskonto erlebt eine Verminderung des Kontostandes, was eine Haben-Buchung auslöst. Somit ist der Buchungssatz wie dargestellt eine Umkehr des vorherigen Einkaufs und aus Sicht des Kontos Büromaterial eine Korrektur. Der Kontostand hat sich zum 12. Februar auf EUR 400,-- reduziert.
Abschluss des Kontos
Ein Aufwandskonto wird zwar nicht eigens eröffnet, aber es wird genauso abgeschlossen wie die Bestandskonten. Genutzt wird das bereits erwähnte GuV-Konto, wobei es beim Aufwandskonto einen Haben-Saldo gibt, das GuV-Konto steht damit im Soll. Daraus ergibt sich, dass die Aufwände als Kosten wieder im Soll zu finden sein werden, die Erlöse als Einnahmen im Haben - und damit lässt sich die Gewinnermittlung durchführen.
Buchungssatz:
31.12. GuV / Büromaterial 400,--
was auf dem Konto folgenden Stand ergibt:
| Datum | Buchung | Soll | Haben |
| 09.02. | Kassa | 500,-- | |
| 12.02. | Kassa | 100,-- | |
| 31.12. | GuV (Endbestand) | 400,-- | |
| 500,-- | 500,-- |
Mithilfe des GuV-Kontos wurde das Konto Büromaterial ausgeglichen und der Saldo übertragen. Damit ist das Konto für das aktuelle Geschäftsjahr abgeschlossen und praktisch nicht mehr in Verwendung. Erst im nächsten Geschäftsjahr könnte es bei einem weiteren Einkauf neu eröffnet werden.
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