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Die doppelte Buchhaltung nutzt für langfristige Werte die Bestandskonten, die sich je nach Anwendung in aktive und passive untergliedern lassen. Aktive Bestandskonten sind Teil des Anlage- und Umlaufvermögens wie Immobilien, Kassa und Bank sowie die Lieferforderungen (Schulden der Kunden). Die passiven Bestandskonten umfassen neben den Rechnungsabgrenzungen und den Konten für die offenen Beträge im Rahmen der Lohnverrechnung an die Gebietskörperschaften oder dem Finanzamt vor allem die Lieferantenkonten, die man als Lieferverbindlichkeiten zusammenfassen kann.
Das Verbuchen auf einem solchen passiven Konto soll nun aufgrund eines Lieferantenkontos dargestellt werden und erfolgt gemäß einer klaren Logik, die nie verlassen wird. Per Eröffnungsbilanz wird der Anfangsbestand im Haben verbucht, der Schlusssaldo am Ende des Geschäftsjahres gegenüber der Schlussbilanz im Soll ausgeglichen. Dazwischen gilt, dass Vermehrungen im Haben, Verminderungen im Soll gebucht werden. Neben Kassa (sofern vorhanden) und Bank sind die Lieferforderungen und Lieferverbindlichkeiten die am häufigsten genutzten Konten in einem Unternehmen, vor allem bei großer Zahl von Bestellungen, Warenlieferungen und Lieferanten.
Es hängt also davon ab, welches Unternehmen man führt, weil ein Dienstleister wird auch Eingangrechnungen haben und Mieten, Geräte oder ähnliche Werte bezahlen müssen, aber im Handel oder in der Produktion hat man diese Situationen viel öfter. Ein Handelsunternehmen kauft viele Arten von Handelswaren, ein Produzent braucht Rohstoffe, Werkzeuge, Maschinen und viele andere Einheiten, um arbeiten zu können.
Unabhängig davon gilt, dass offene Rechnung zu einem passiven Bestandskonto für den Lieferanten führen.
Zur Eröffnung wird das Eröffnungsbilanzkonto als Zwischenkonto herangezogen, kurz EBK. Ein passives Bestandskonto wird, wie vorhin ausgeführt, im Haben eröffnet, der Buchungssatz lautet zum Beispiel
EBK / Lieferant XY 15.000,--
und ergibt einen Kontostand von
| Datum | Buchung | Soll | Haben |
| 01.01. | EBK (Anfangsbestand) | 15.000,-- |
Nachdem die Bilanzeröffnung durchgeführt wurde, werden die entsprechenden Geschäftsfälle verbucht. Hier gilt die Logik, die zuvor besprochen wurde. Nehmen wir einmal an, dass ein weiterer Einkauf erfolgt und der Lieferant XY auf Ziel die Ware liefert. Die von ihm ausgestellte Rechnung wird dann wie folgt verbucht.
Buchungssatz:
| 25.02. | Handelswaren 20.000,-- | Lieferant XY 24.000,-- |
| USt 4.000,-- |
was auf dem Konto folgenden Stand ergibt:
| Datum | Buchung | Soll | Haben |
| 01.01. | EBK (Anfangsbestand) | 15.000,-- | |
| 25.02. | Handelswaren | 24.000,-- |
Die Buchung sorgt dafür, dass nun der Stand auf dem Konto des Lieferanten XY sich um den Einkauf erhöht hat. Diese Erhöhung erfolgt im Haben gemäß der Logik beim passiven Bestandskonto. Aufpassen muss man in diesem Fall immer, dass man den Bruttobetrag einträgt, also den Betrag inklusive Umsatzsteuer und nicht den Nettobetrag der EUR 20.000,--.
Neben dem Einkauf und der Erhöhung gibt es natürlich noch andere Situationen wie die Verminderung des Kontostandes. Das ist beim Lieferanten zum Beispiel durch eine Gutschrift möglich, durch einen nachträglichen Rabatt oder einfach deshalb, weil die Rechnung bezahlt worden ist. Im aktuellen Fall haben wir bisher den Anfangsbestand außen vor gelassen, was aufgrund der normalerweise auf 30 Tage Ziel orientierten Rechnungslegung eher nicht realistisch ist. Für das Beispiel passt es aber gut, weil man nun diese alte Rechnung aus dem Vorjahr ausgleichen kann.
Buchungssatz:
16.03. Lieferant XY / Bank 15.000,--
was auf dem Konto folgenden Stand ergibt:
| Datum | Buchung | Soll | Haben |
| 01.01. | EBK (Anfangsbestand) | 15.000,-- | |
| 25.02. | Handelswaren | 24.000,-- | |
| 16.03. | Bank | 15.000,-- |
Mit dieser Buchung hat sich nun der Anfangsbestand und damit die Schuld, die im Vorjahr entstanden war, erledigt. Verminderungen auf einem passiven Bestandskonto werden im Soll eingetragen, daher ist das Lieferantenkonto auch im Soll beim Buchungssatz zu nutzen. Das Bankkonto wiederum als aktives Bestandskonto steht im Haben, wenn sich sein Kontostand vermindert - das ist bei einer Überweisung an den Lieferanten natürlich auch der Fall. Beide Überlegungen treffen also zu und auf dem Lieferantenkonto steht nun nur noch die Schuld aus dem aktuellen Einkauf der Handelswaren.
Um nun das Konto am Jahresende wieder abzuschließen, braucht es wie bei der Eröffnung eine Hilfestellung. Am Beginn des Jahres wird der Saldo oder auch Anfangsbestand über das EBK (Eröffnungsbilanzkonto) eingetragen, das Gegenteil erfolgt am Ende des Jahres, indem die Summen gebildet und der Saldo an das SBK (Schlussbilanzkonto) übertragen wird. Damit ist das Konto für das aktuelle Jahr abgeschlossen und wird erst wieder im Folgejahr mit dem Anfangsbestand eröffnet und nutzbar.
Beim passiven Bestandskonto ist der Schlusssaldo im Soll zu finden, das SBK befindet sich daher im Haben. Wir unterstellen jetzt einmal, dass der Einkauf noch offen ist und nutzen dies als Abschlusssaldo.
Buchungssatz:
31.12. Lieferant XY / SBK 24.000,--
was auf dem Konto folgenden Stand ergibt:
| Datum | Buchung | Soll | Haben |
| 01.01. | EBK (Anfangsbestand) | 15.000,-- | |
| 25.02. | Handelswaren | 24.000,-- | |
| 16.03. | Bank | 15.000,-- | |
| 31.12. | SBK (Endbestand) | 24.000,-- | |
| 39.000,-- | 39.000,-- |
Durch die Übertragung auf das SBK gleicht sich das Konto aus und man sieht darunter die gleichen Beträge auf beiden Seiten - eine Grundbedingung der doppelten Buchführung. Auf diese Art und Weise werden alle Bestandskonten auf das SBK übertragen und damit die finale Bilanzsumme mit allen Teilbeträgen dokumentiert.
Das Buchen der Geschäftsfälle kann gerade am Beginn für einige Probleme sorgen, vor allem die Seiten werden gerne verwechselt. Praktische Beispiele helfen dabei, mehr Sicherheit zu bekommen. Die erste Problematik etwa in der Schule oder auch als erstmalig tätiger Unternehmer sind die Rechnungen, die es häufiger zu bearbeiten gilt.
Die damit auch schon einhergehende Herausforderung besteht darin, mit den Konten richtig umzugehen. Das Buchen von Bestandskonten und Erfolgskonten muss daher beherrscht werden, um keine Fehler zu machen.
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