Buchen einer Ausgangsrechnung
Typische Buchungssätze rund um die Kundenrechnung
Wesentliche Buchungen ergeben sich in der doppelten Buchführung durch den Außenkontakt mit Lieferanten und Kunden, wobei es natürlich von der Geschäftsidee abhängt. Ein Handelsbetrieb hat viel mehr Rechnungen zu stellen und zu verbuchen als ein Dienstleister mit ein paar Kunden und Lieferanten. Die Eingangsrechnung ist dabei die Rechnung beim Einkauf und damit vom Lieferanten als kurzfristige Schuld, wenn nicht sofort bezahlt wird und das Gegenteil ist die Ausgangsrechnung, bei der der Kunde in der Schuldsituation steht.
Buchung der Ausgangsrechnung
Die Ausgangsrechnung ist der Beleg dafür, dass man Waren verkauft oder Dienstleistungen erbracht hat, aber noch keine Gegenleistung in Form von Geld erfolgt ist. Bei sofortiger Bezahlung beispielsweise durch die Kassa würde die Ausgangsrechnung sich umgehend erledigt haben. Wird später bezahlt, muss das Kundenkonto belastet werden, der Umsatz wird entsprechend berücksichtigt.
Die Ausgangsrechnung ist somit der Beweis für die Leistung, Eingang finden diese Informationen unter anderem im Kundenkonto, das auch in die Bilanz eingeht. Somit werden die offenen Rechnungen in Form des Gesamtsaldos von Jahr zu Jahr übertragen und es bleibt nachvollziehbar, welche Rechnungen noch offen sind und welche bereits bezahlt, ergo ausgeglichen wurden.
Hier gelten also wieder die Regeln der aktiven Bestandskonten mit Vermehrung als Soll-Buchung und Verminderung als Haben-Buchung. Mit diesem Schlüssel ist es eine einfache Aufgabe, die Buchungssätze zu bilden. Angenommen, es wurden Handelswaren an einen Kunden geliefert, aber die Zahlung steht noch aus, dann ist der Buchungssatz wie folgt zu bilden.
Buchungssatz:
| 03.02. | Kunde XY 12.000,-- | HW-Erlöse 10.000,-- |
| Umsatzsteuer 2.000,-- |
Die Buchungsüberlegungen sind im Vergleich zur Eingangsrechnung geringfügig andere, weil nicht mit den Handelswaren ein weiteres Bestandskonto angesprochen wird, sondern mit HW-Erlöse oder Handelswarenerlöse ein Ertragskonto. Doch bei diesem gilt auch die Logik der doppelten Buchhaltung. Vermehrung findet im Haben, Verminderung im Soll statt. Damit ist die Buchung fast selbsterklärend, weil die Schulden des Kunden sich vermehren, daher steht das Konto im Soll, die Erlöse der Handelswaren vermehren sich auch, also ist im Haben zu buchen. Dazu kommt natürlich auch die Umsatzsteuer.
Aufpassen muss man bei den Beträgen, denn der Kunde wird stets mit dem Bruttobetrag eingetragen, nicht mit dem Nettobetrag. Daher wäre EUR 10.000,-- beim Kunden falsch.
Video über Verbuchung der Ausgangsrechnung (YouTube)
Buchung von Gutschrift und Rabatt
Es gibt aber nicht nur die Ausgangsrechnung, sondern auch Sonderfälle, die gar nicht so selten sind. Diese können die an sich schöne Logik umkehren. Ein Fall ist dann gegeben, wenn man eine Gutschrift erhält. Das könnte dann möglich sein, wenn die Ware zum Beispiel beim Transport beschädigt wurde oder überhaupt Fehler aufweist. In diesem Fall wird der Fehler eingestanden und dem Kunden zur Entschädigung eine Gutschrift erteilt.
Buchungssatz:
| 14.02. | Erlösberichtigungen 1.000,-- | Kunde XY 1.200,-- |
| Umsatzsteuer 200,-- |
Die Logik der aktiven Bestandskonten kommt wieder zum Tragen, denn Verminderungen erfolgen im Haben, weshalb das Kundenkonto nur dort zu finden sein kann. Im Soll wird die Verminderung von Ertragskonten berücksichtigt, aber die Gutschrift hat einen Sonderfall bei Verbindlichkeiten der Kunden (Lieferforderungen), weil nicht HW-Erlöse genutzt wird, sondern das Konto Erlösberichtigungen. Die Umsatzsteuer kommt als Korrekturbuchung auch ins Soll, damit der Betrag dem Erlöswert entspricht.
Neben der Gutschrift kann es aber auch andere Formen der Reduktion geben, wie zum Beispiel den Rabatt. Wenn es sich um einen nachträglich vereinbarten Rabatt handelt, dann ist der gleiche Buchungssatz als Umkehrung der Ausgangsrechnung anzuwenden. Die Situation ist damit mit der Gutschrift ident, denn es wird die Schuld reduziert, aber auch der Erlöswert. Eingesetzt wird aber wieder das Konto Erlösberichtigungen statt HW-Erlöse.
Ein Sonderfall ist der sofort gewährte Rabatt. Denn hier spielt sich in der Buchhaltung keine weitere Aktion ab, weil man diesen bereits bei der Ausgangsrechnung berücksichtigt. Angenommen, beim Verkauf werden EUR 2.000,-- Rabatt gewährt, dann ist die Rechnung so zu berücksichtigen:
| Warenwert | 10.000,-- |
| - Rabatt | 2.000,-- |
| Zwischensumme | 8.000,-- |
| + USt | 1.600,-- |
| Endbetrag | 9.600,-- |
Buchungssatz:
| 03.02. | Kunde XY 9.600,-- | HW-Erlöse 8.000,-- |
| Umsatzsteuer 1.600,-- |
Die Buchung ist ident mit der ursprünglichen Buchung, nur die Beträge haben sich reduziert. Der Rabatt wird also abgezogen, bevor die Ausgangsrechnung überhaupt gebucht wird. Wird der Rabatt erst später eingeräumt, dann gilt die umgekehrte Buchung, wie sie bei der Gutschrift schon ausgeführt wurde.
Buchung vom Kundenskonto
Eine weitere Option im Zusammenhang mit der Ausgangsrechnung ist die Verbuchung des Kundenskonto (Mehrzahl Kundenskonti). Dabei kann man bei entsprechend rascher Zahlung einen Zahlungsabzug nutzen, wodurch die Gesamtschuld sich reduziert. Die Systematik ist die gleiche wie bei der Gutschrift oder dem Rabatt, aber es wird ein eigenes Konto genutzt.
Nehmen wir also an, dass der Skonto netto EUR 500,-- beträgt, dann wäre die Korrekturbuchung wie nachstehend zu bilden.
Buchungssatz:
| 14.02. | Kundenskonto 500,-- | Kunde XY 600,-- |
| Umsatzsteuer 100,-- |
Auch hier wird eine Umkehrung durchgeführt, aber der Skonto wird eigens als Konto eingesetzt. Denn in diesem Fall wird der Erlöswert nicht reduziert, da es keinen Schaden oder ähnliche Gründe gibt, die Reduktion der Schulden des Kunden werden durch das eigene Konto dokumentiert.
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