Belegarten in der Buchhaltung

Beweismittel für die Geschäftsfälle

Man kann natürlich auch sagen, dass man den Betrag X für Material ausgegeben hat, nur die Finanzbehörde wird das kaum glauben und deshalb braucht es ein besseres Mittel, um zu dokumentieren, wie man zur Bilanzsumme und dem Gewinn oder Verlust gekommen ist. Die Buchhaltung braucht daher Belege als Beweismittel, sei es eine Eingangsrechnung, das Kassabuch oder auch das Fahrtenbuch für die Abrechnung der Kilometer und weiterer Details, die für das Unternehmen relevant sind.

Verschiedene Geschäftsbereiche ergeben verschiedene Belegarten

Es hängt dann stark vom Unternehmen ab, welche Belegarten überhaupt anfallen, weil ein Einzelunternehmen hat keine Lohnlisten. Ein größeres Unternehmen mit Personal hat sehr wohl Lohnliste oder Gehaltslisten und das sind sogar wichtige Belege, bei denen es um hohe Kosten pro Monat geht.

Belege gibt es aber in jeder Buchhaltung, ob man nun als Einnahmen-Ausgaben-Rechner die vereinfachte Version nutzen darf oder ob man gar die pauschalierte Buchhaltung wählt. Und erst recht in der doppelten Buchhaltung, in der jede Aktion des Unternehmens zweifach eingetragen wird - nämlich im Soll und im Haben. Welche Belege aber überhaupt anzutreffen sind, hängt vom Geschäftsfeld ab. Ein Dienstleister hat andere Belege und Schwerpunkte als ein Industrieller mit einer eigenen Fabriksanlage.

Die Spielregeln sind aber alle gleich. Denn ob man nun viele Ordner voll Rechnungen als Belege aufweist oder ob man zwei Rechnungen pro Monat zusammenbringt - sie müssen wie alle Belege sieben Jahre aufbewahrt werden und gelten als Beweise für die tatsächlichen Aktivitäten gegenüber der Finanzbehörde und zwar sowohl im Hinblick auf die Einnahmen als auch auf die Ausgaben.

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Die Belege sind wichtige Beweisstücke für die Geschäftsfälle, wobei die Aufbewahrungspflicht bei Belege zu beachten ist. Es reicht also nicht, einen Einkauf zu buchen und dann die Rechnung zu entsorgen, die Belege müssen für Jahre erhalten bleiben. Da es sehr viele verschiedene gibt, spricht man auch über Belege oder Belegarten als Gruppierung der Dokumente.

Ein zentrales Element sind natürlich die Rechnungen mit der Ausgangsrechnung an Kunden und der Eingangsrechnung von Lieferanten oder Dienstleistern. Dabei kann auch eine Reduzierung durch eine Gutschrift erfolgen, die eigens zu belegen ist. Die Gutschrift an Kunden oder die Gutschrift vom Lieferanten muss nachvollziehbar sein und daher als eigener Beweis in der Buchhaltung vorzufinden sein.

Abseits der Rechnungen sind die Zahlungsmittel wichtig. Die Bankbelege werden immer wichtiger, weil gerade in Unternehmen immer öfter per Überweisung bezahlt wird und nicht bar aus der Kassa. Wer eine Kassa führt, hat ein Kassabuch zu führen und als Beleg kann auch ein Kassabon gegeben sein, wenn man etwa Büromaterial bar bezahlt hat. Eine andere Möglichkeit ist der Versandbeleg für die Postgebühren. Ein Fahrtenbuch ist ebenfalls ein Beleg und zwar als Beweis für unternehmerische Fahrten, sie es als Angestellter im Unternehmen oder als Unternehmerin oder Unternehmer selbst.

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