Belegarten in der Buchhaltung

Beweismittel für die Geschäftsfälle

Man kann natürlich auch sagen, dass man den Betrag X für Material ausgegeben hat, nur die Finanzbehörde wird das kaum glauben und deshalb braucht es ein besseres Mittel, um zu dokumentieren, wie man zur Bilanzsumme und dem Gewinn oder Verlust gekommen ist. Die Buchhaltung braucht daher Belege als Beweismittel, sei es eine Eingangsrechnung, das Kassabuch oder auch das Fahrtenbuch für die Abrechnung der Kilometer und weiterer Details, die für das Unternehmen relevant sind.

Begriffe zu den Belegarten im Überblick

Aufbewahrungspflicht der Belege (Vorschrift)
Beschreibung: Aufbewahrungspflicht bei Belege

Belege (Funktion in der Buchhaltung)
Beschreibung: Belege oder Belegarten

Rechnungen (Einkauf und Verkauf)
Beschreibung: Rechnungen sowie Ausgangsrechnung und Eingangsrechnung

Gutschriften (Reduktionen, warum auch immer)
Beschreibung: Gutschrift an Kunden und Gutschrift vom Lieferanten

Bankbelege (Bankauszüge)
Beschreibung: Bankbelege

Kassabuch (bei Handkassa)
Beschreibung: Kassabuch

Kassabon (Beleg bei Barkauf)
Beschreibung: Kassabon

Versandbeleg (Post & Co.)
Beschreibung: Versandbeleg

Fahrtenbuch (Nachweis bei Berufsfahrten)
Beschreibung: Fahrtenbuch

Verschiedene Geschäftsbereiche ergeben verschiedene Belegarten

Es hängt dann stark vom Unternehmen ab, welche Belegarten überhaupt anfallen, weil ein Einzelunternehmen hat keine Lohnlisten. Ein größeres Unternehmen mit Personal hat sehr wohl Lohnliste oder Gehaltslisten und das sind sogar wichtige Belege, bei denen es um hohe Kosten pro Monat geht.

Belege gibt es aber in jeder Buchhaltung, ob man nun als Einnahmen-Ausgaben-Rechner die vereinfachte Version nutzen darf oder ob man gar die pauschalierte Buchhaltung wählt. Und erst recht in der doppelten Buchhaltung, in der jede Aktion des Unternehmens zweifach eingetragen wird - nämlich im Soll und im Haben. Welche Belege aber überhaupt anzutreffen sind, hängt vom Geschäftsfeld ab. Ein Dienstleister hat andere Belege und Schwerpunkte als ein Industrieller mit einer eigenen Fabrikanlage.

Die Spielregeln sind aber alle gleich. Denn ob man jetzt viele Ordner voll Rechnungen als Belege aufweist oder ob man zwei Rechnungen pro Monat zusammenbringt - sie müssen wie alle Belege sieben Jahre aufbewahrt werden und gelten als Beweise für die tatsächlichen Aktivitäten gegenüber der Finanzbehörde, und zwar sowohl im Hinblick auf die Einnahmen als auch auf die Ausgaben.

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Die Buchhaltung ist für jeden Betrieb Pflicht, ob es nun ein Einzelunternehmen ist oder ein Konzern. Ob man von daheim aus agiert oder 300 Filialen betreibt. Aber es gibt Unterschiede in der Machart, weil die doppelte Buchhaltung erst ab einer gewissen Umsatzhöhe verpflichtend betrieben werden muss. Bei den Belegen oder der Genauigkeit, den Vorschriften oder den Geschäftsfällen generell gibt es aber keine großen Unterschiede.

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