Eingangsrechnung oder ER
Häufiger Beleg in der Buchhaltung
Die Belege sind die Grundlage für die Arbeit in der Buchhaltung, denn sie sind die Beweismittel für Ausgaben und Einnahmen eines Unternehmens. Dass man um den Betrag X beim Händler Y eingekauft hat, kann man glauben oder auch nicht, erst ein Beleg bestätigt die Handlung. Zu den wichtigsten Belegen zählt dabei die Eingangsrechnung, denn Einkäufe müssen praktisch alle Unternehmen durchführen und häufig wird nicht gleich gezahlt, sondern auf Ziel eingekauft.
Was ist eine Eingangsrechnung?
Die Eingangsrechnung definiert sich so, dass man eine Rechnung für gelieferte Waren oder durchgeführte Dienstleistungen erhält, deren Gegenwert noch nicht beglichen ist. Würde man sofort zahlen, dann wäre es eine Barrechnung und keine Eingangsrechnung. Die Eingangsrechnung ist eine Einkaufsmethode auf Ziel, also für eine kurzfristige Verbindlichkeit beim Lieferanten. Er hat eine Vorleistung erbracht und wartet nun auf sein Geld. Ob dieses nach drei Tagen bezahlt wird, ob man den Skonto geltend macht oder erst nach den üblichen 30 Tagen zahlt, ist für die Eigenheit der Eingangsrechnung nicht wichtig. Die große Unterscheidung ist zur Barrechnung zu sehen, bei der sofort bezahlt wird.
Was gilt es zu beachten?
Früher waren die Regeln bei den Rechnungen generell nicht so streng, um für die Buchhaltung welcher Form auch immer anerkannt zu werden. Gleich blieb, dass es sich um einen Kauf oder eine erbrachte Dienstleistung handeln muss, die mit dem Unternehmen im Zusammenhang steht. Wenn man sich für daheim eine Kaffeemaschine gekauft hat, ist das keine relevante Aktion im Sinne des Unternehmens. Hat man aber Handelswaren bezogen, ist die unternehmerische Relevant gegeben.
Geändert haben sich die Richtlinien in Bezug auf die Rechnung. Die Eingangsrechnung wird nur dann anerkannt, wenn die Steuer-Identifikationsnummer (Österreich: ATU, Deutschland: DE) zu finden ist, und zwar sowohl beim Lieferanten als auch beim Empfänger. Es gibt zwar eine Richtlinie, dass erst ab einem bestimmten Betrag diese Vorgabe gilt, aber mittlerweile ist es üblich, die Steuernummer anzuführen. Auf Geschäftspapier ist diese daher stets als Teil des Vordrucks zu finden.
Video über Eingangsrechnung verbuchen (YouTube)
Dass die Angaben vollständig sein müssen, versteht sich von selbst. Dazu gehört die vollständige Adresse beider Handelsteilnehmer und auch das Datum sowie die Angaben, was überhaupt geleistet oder verkauft wurde sowie wann die Leistung erfolgt ist - etwa bei längeren Aufgaben. Also bei Handelswaren die Bezeichnung der Ware, Produktnummern, Anzahl und Preis. Etwaige Rabatte und optionale Skontovereinbarungen sind anzuführen.
Weniger wichtig ist, wie die Rechnung zum Empfänger gelangt. Diese wird mittlerweile häufig per E-Mail zugestellt, oft ist sie auch mit der Ware mitgeschickt und manchmal kommt sie per Post nachträglich. Häufig wird sie in der Buchhaltung mit dem Kürzel ER beschriftet, wobei zusätzlich eine fortlaufende Nummer angeführt wird. Die erste ER des Jahres ist daher ER 1 und dann geht es in der Reihenfolge weiter.
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