Unter der Bilanz versteht man den Abschluss einer bestimmten Zeitperiode in der doppelten Buchhaltung, meist ein Jahr, weshalb auch vom Jahresabschluss die Rede ist. Im Gegensatz zu der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, bei der es natürlich auch einen Jahresabschluss gibt, ist die Aufgabe in der doppelten Buchhaltung deutlich anspruchsvoller und die Bilanz damit ein komplexeres Ergebnis.
Bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung werden die Summen von Aufwände und Erträge gebildet und damit ist der Gewinn auch schon ermittelt. Es gibt keine Überträge in das neue Jahr, es gibt keine Beträge aus den vorherigen Jahren. Damit gibt es auch keine Abgrenzungen oder andere Bewertungen. Einzig Privatanteile werden berücksichtigt. Damit hat man eine einfachere Version der Buchführung durchgezogen, hat aber trotzdem die Möglichkeit, das Jahresergebnis mit dem Jahresergebnis der Vorjahre zu vergleichen.
Die Bilanz ist der Abschluss der doppelten Buchhaltung für einen bestimmten Zeitraum, meist für ein Geschäftsjahr. Bei der Bilanz sieht die Geschichte schon weit komplexer aus, weil berücksichtigt werden muss, was in die aktuelle Periode gehört und was nicht. Börsennotierte Unternehmen liefern im Auftrag der Börse alle drei Monate die Quartalszahlen ab, Unternehmen erstellen normalerweise jedes Jahr eine Bilanz. Die Grundlage sind die Daten aus der doppelten Buchhaltung und dazu kommen die Bilanzarbeiten.
Die Bilanz selbst hat die Aufgabe und Funktion, die Unternehmensdaten darzustellen, den Gewinn zu ermitteln und periodenrein die Summen zu erfassen. Wenn man etwa eine Anzahlung geleistet hat, die Leistung aber erst später erfolgt, ist das eine Ausgabe, die entsprechend berücksichtigt werden muss. Bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung wird eingetragen, wann gezahlt wurde, warum und wie hoch auch immer. Bei der doppelten Buchhaltung kann es hingegen für ein Jahr eine Bezahlung geben, bei der ein halbes Jahr in das aktuelle fällt, das andere halbe Jahr aber bereits ins nächste Jahr.
Zu den Bilanzarbeiten zählen die Aufwände für Abschreibungen ebenso wie die Abgrenzungen. Wenn man eine Anzahlung getätigt hat, dann ist diese in das nächste Jahr zu übertragen, wenn sie dann bei Fertigstellung des Projekts gegengerechnet wird. Wird für drei Monate Miete im voraus bezahlt und es betrifft auch einen Monat im nächsten Jahr, dann muss dieser Monat abgegrenzt werden. Die Bewertungen sind ebenfalls Teil dieser Bilanzarbeiten.
Schließlich wird der Gewinn ermittelt und alle Konten geschlossen. Dies erfolgt durch Übertragung der Werte in das Bilanzkonto, eigentlich Schlussbilanzkonto. Am Beginn des neuen Jahres wird über das Eröffnungsbilanzkonto wird der alte Wert hergestellt, sodass mit den Zahlen von Anlagen, Kassa und Bank weitergearbeitet werden kann.
Es gibt nicht nur die eine Bilanz, es können verschiedene Zahlen erarbeitet werden. Die laufende Bilanz ist eigentlich jene, die man mit Bilanz meint, zum Beispiel eine jedes Jahr durchgeführte Bilanz. Zwischenbilanzen sind Werte, wie man sie als Quartalszahlen an der Börse vorstellt - sie werden mehrfach pro Jahr, eben alle drei Monate, erstellt. Man könnte aber auch jede Woche eine Bilanz erstellen - allerdings wäre das sehr arbeitsintensiv und recht viel Sinn macht die Aktion auch nicht. Eine Halbjahresbilanz wäre schon effektiver und zeigt die Entwicklung der letzten sechs Monate.
Die Bilanz verursacht viel Arbeit und Kosten, bringt aber auch Vorteile, weil die Spielregeln bei Bewertung, Abschreibung und Gewinnermittlung mit Ausnahme neuer gesetzlicher Regelungen stets gleich sind. Damit können die Finanzbehörden die Werte von Unternehmen vergleichen und die Wirtschaft die Entwicklung der Unternehmen ablesen. Im Unternehmen selbst kann man Trends erkennen, in welche Richtung sich die Geschäfte entwickeln und man kann einen Trend über Jahre erkennen, wenn man die Bilanzwerte vergleicht.
So kann man aus der Bilanz ablesen, wie viele Schulden man hat und ob diese Schulden im Vergleich zum Vorjahr höher wurden oder sogar gesenkt werden konnten. Man kann auch den Kontostand bei den Bankkonten ablesen, den Wert der Anlagen überprüfen - so es welche gibt - und alle anderen Werte auf einem Blick ablesen und leicht mit den anderen Jahren vergleichen.
Die Bilanz ist das finale Ziel der doppelten Buchhaltung und stellt den Abschluss einer Zeitperiode dar. Meist ist das ein Jahr im Unternehmen, bei börsennotierten Aktiengesellschaften ist die Vorschrift durch die Börse im Sinne der Anlegerinnen und Anleger auf drei Monate begrenzt. Die Arbeiten an sich sind dann aber die gleichen.
Wesentlich ist daher die Funktion der Bilanz selbst sowie die Werte, die in der Bilanz dargestellt werden wie das Kapital sowie die Vermögenswerte.
Die Bilanz ist das Ergebnis, der Jahresabschluss kann aber auch als die Bilanzarbeiten angesehen werden oder als das Ergebnis selbst. Auf dem Weg von den Buchhaltungszahlen zur Bilanz gilt es etwa die Abschreibung (AfA) beim Vermögen zu berücksichtigen und zwar auf Basis der Nutzungsdauer. Eine andere Arbeit besteht darin, dass man die Rückstellungen berücksichtigt, um Vorsorge steuerreduzierend zu treffen. Bei den Waren ist die Inventur durchzuführen. Das Thema der Debitoren ist zu analysieren, also etwa die offenen Schulden der Kunden und ob sie noch ausgeglichen werden können.
Letztlich erfolgt die Gewinn-Verlust-Rechnung zur Ermittlung des Erfolgs und der Frage, ob man einen Jahresüberschuss ergo Gewinn oder einen Verlust erwirtschaftet hat.
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