Eingangsrechnung verbuchen
Typischer Geschäftsfall im Unternehmen
Es gibt im Zusammenhang mit der doppelten Buchhaltung seltene Buchungen, ergo Geschäftsfälle wie beim Kauf oder bei der Abschreibung von Maschinen, Grundstücke und dergleichen und solche, die häufig anzutreffen sind. Dazu gehören die Eingangsrechnungen als wichtige Belegart und als häufig anzutreffender Geschäftsfall. Während es Maschinen zum Beispiel bei einem Einzelunternehmer kaum geben wird, gibt es die Rechnungen bei jeder Form und Größe von Unternehmen - man denke nur an die Telefonrechnung oder die Internetgebühren. Wer mit Handelswaren agiert, hat besonders oft Eingangsrechnungen zu berücksichtigen.
Buchung der Eingangsrechnung
Die Eingangsrechnung ist die Dokumentation über einen Einkauf, bei dem es noch keine Zahlung gegeben hat. Hätte man mit der Kassa bar bezahlt, dann wäre der Fall bereits erledigt, doch das ist nicht der Fall, wenn eine Eingangsrechnung vorliegt. Es handelt sich dabei in der Regel um eine kurzfristige Verbindlichkeit, die mit dem Begriff der Lieferverbindlichkeiten zusammengefasst werden kann. Jeder Lieferant bekommt ein eigenes Konto und diese Konten sind passive Bestandskonten.
Der Geschäftsfall ist üblicherweise der, dass man Waren eingekauft hat, deren Bezahlung offen ist. Der Lieferant kann bei der Zustellung die Rechnung durch einen Mitarbeiter übergeben, häufig wird die Rechnung erst später geschickt oder auch gemailt, weshalb es zu einem Posteingang kommt - daher auch der Name der Eingangsrechnung, da man sie von außen zugestellt bekommt. Es gilt also, den Wareneinkauf zu verbuchen und die Schuld festzustellen.
Hier gelten also wieder die Regeln der passiven Bestandskonten mit Vermehrung als Haben-Buchung und Verminderung als Soll-Buchung. Mit diesem Schlüssel ist es eine einfache Aufgabe, die Buchungssätze zu bilden. Neben wir also an, dass Waren eingekauft wurden, dann lautet das Ergebnis wie folgt.
Buchungssatz:
| 09.02. | Handelswaren 10.000,-- | Lieferant XY 12.000,-- |
| Vorsteuer 2.000,-- |
Durch diesen Einkauf erhöht sich die Schuld beim Lieferant XY und daher kann er nur im Haben zu finden sein. Umgekehrt sind die Handelswaren als aktives Bestandskonto in der doppelten Buchhaltung in Verwendung und bei Vermehrung aktiver Konten sind diese im Soll zu finden. Der Buchungssatz ist als mit dieser Logik schnell erstellt.
Aufpassen muss man bei den Beträgen, denn der Lieferant wird stets mit dem Bruttobetrag eingetragen, nicht mit dem Nettobetrag. Daher wäre EUR 10.000,-- beim Lieferanten falsch.
Video über Eingangsrechnung verbuchen (YouTube)
Buchung von Gutschrift und Rabatt
Es gibt aber nicht nur die Eingangsrechnung, sondern auch Sonderfälle, die gar nicht so selten sind. Diese können die an sich schöne Logik umkehren. Ein Fall ist dann gegeben, wenn man eine Gutschrift erhält. Das könnte dann möglich sein, wenn die Ware zum Beispiel beim Transport beschädigt wurde oder überhaupt Fehler aufweist. Der Lieferant räumt den Fehler ein und bietet als Entschädigung eine Gutschrift an, die natürlich die Höhe der Eingangsrechnung korrigiert.
Buchungssatz:
| 14.02. | Lieferant XY 1.200,-- | Handelswaren 1.000,-- |
| Vorsteuer 200,-- |
Wieder wird die Logik benutzt: ein passives Bestandskonto (der Lieferant XY) steht im Soll, wenn es zu einer Verminderung kommt. Ein aktives Bestandskonto (Handelswaren) im Haben, wenn es zu einer Verminderung kommt. Damit dreht sich der Buchungssatz um und es kommt zu einer Verringerung der Schuld, aber natürlich auch des Warenwertes im Lager. Die Vorsteuer muss natürlich auch berücksichtigt und korrigiert werden.
Neben der Gutschrift kann es aber auch andere Formen der Reduktion geben, wie zum Beispiel den Rabatt. Wenn es sich um einen nachträglich vereinbarten Rabatt handelt, dann ist der gleiche Buchungssatz als Umkehrung der Eingangsrechnung anzuwenden. Die Situation ist damit mit der Gutschrift ident, denn es wird die Schuld reduziert, aber auch der Warenwert.
Ein Sonderfall ist der sofort gewährte Rabatt. Denn hier spielt sich in der Buchhaltung keine weitere Aktion ab, weil man diesen bereits bei der Eingangsrechnung berücksichtigt. Angenommen, beim Kauf werden EUR 2.000,-- Rabatt gewährt, dann ist die Rechnung so zu berücksichtigen:
| Warenwert | 10.000,-- |
| - Rabatt | 2.000,-- |
| Zwischensumme | 8.000,-- |
| + USt | 1.600,-- |
| Endbetrag | 9.600,-- |
Buchungssatz:
| 09.02. | Handelswaren 8.000,-- | Lieferant XY 9.600,-- |
| Vorsteuer 1.600,-- |
Die Buchung ist ident mit der ursprünglichen Buchung, nur die Beträge haben sich reduziert. Der Rabatt wird also abgezogen, bevor die Eingangsrechnung überhaupt gebucht wird. Wird der Rabatt erst später eingeräumt, dann gilt die umgekehrte Buchung, wie sie bei der Gutschrift schon ausgeführt wurde.
Buchung vom Lieferantenskonto
Eine weitere Option im Zusammenhang mit der Eingangsrechnung ist die Verbuchung des Lieferantenskontos. Dabei kann man bei entsprechend rascher Zahlung einen Zahlungsabzug nutzen, wodurch die Gesamtschuld sich reduziert. Die Systematik ist die gleiche wie bei der Gutschrift oder dem Rabatt, aber es wird ein eigenes Konto genutzt.
Nehmen wir also an, dass der Skonto netto EUR 500,-- beträgt, dann wäre die Korrekturbuchung wie nachstehend zu bilden.
Buchungssatz:
| 14.02. | Lieferant XY 600,-- | Lieferantenskonto 500,-- |
| Vorsteuer 100,-- |
Auch hier wird eine Umkehrung durchgeführt, aber der Skonto wird eigens als Konto eingesetzt. Denn in diesem Fall wird der Warenwert nicht reduziert, da es keinen Schaden oder ähnliche Gründe gibt, die Reduktion der Schulden beim Lieferanten werden durch das eigene Konto dokumentiert.
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