Die wesentliche Grundlage der Bilanz in Bezug auf die rechte Spalte oder auch der Haben-Seite (Passiva) ist das Kapital, das sich in Eigenkapital und Fremdkapital aufteilt. Dies sind die Gelder, mit denen Waren und Immobilien eingekauft und finanziert werden, weshalb auch von der Mittelherkunft gesprochen wird.
Das Kapital ist die Quelle des Geldes, mit dem im Unternehmen gearbeitet wird und die Buchhaltung dokumentiert die Kapitalströme und die vorhandenen Geldmittel. Das Eigenkapital ist dabei die Geldmenge der Unternehmerinnen und Unternehmer selbst wie auch Gesellschafter und ähnlicher am Unternehmen interessierter Leute. Viel häufiger in der Buchhaltung gefragt ist aber das Fremdkapital.
Generell versteht man unter dem Fremdkapital von außen zugeführtes Geld in welcher Form auch immer, um damit seine Geschäftsidee umsetzen zu können. Man kommt unweigerlich zum Begriff der Mittelherkunft, also wo kommt das Geld her. Die Mittelverwendung ist dann die Soll-Seite (Aktiva) der Bilanz, um Waren, Immobilien, Autos oder Verbrauchsmaterial kaufen zu können.
Dabei gilt es eine wesentliche Unterscheidung zwischen dem kurzfristigen und dem langfristigen Fremdkapital zu treffen. Generell ist alles Fremdkapital, das durch externe Personen und/oder Unternehmen bereitgestellt wird, in welcher Form auch immer. Kurzfristiges Fremdkapital ist zum Beispiel durch Lieferanten typisch, bei denen man Waren auf Ziel eingekauft hatte. Meist wird binnen eines Monats die offene Rechnung bezahlt und damit ist die Schuld beglichen.
Langfristiges Fremdkapital ist vor allem durch Darlehen und Bankkredite gegeben, die für viele Jahre aufgenommen werden, um zum Beispiel das Gebäude, den Maschinenpark, Büroausstattungen und ähnliches anschaffen zu können. Solche Kapitalquellen werden meist nur am Ende des Jahres oder im Zusammenhang mit der Bezahlung einer Kreditrate eingesetzt, ansonsten ändern sich die Werte kaum bis nie.
Daher sind die kurzfristigen Kapitalformen wesentlich häufiger in der alltäglichen Buchhaltungsarbeit anzutreffen. Vor allem bei Handelsbetriebe oder auch in der Gastronomie und ähnlichen Unternehmensformen braucht es viele Waren, Lebensmittel, Rohstoffe und vieles mehr, die angekauft werden müssen. Dadurch entstehen viele Rechnungen und selten wird gleich bezahlt. Die meisten Rechnungen werden binnen eines Monats beglichen und somit hat man kurzfristig Schulden bei den verschiedenen Lieferanten. Zusammengefasst werden diese Schulden auch als Lieferverbindlichkeiten.
Eine doch auch häufiger anzutreffenden Form in der doppelten Buchhaltung ist bei den Anzahlungen gegeben. Es gibt nicht nur die Lieferverbindlichkeiten als Schulden beim Lieferanten, sondern auch Lieferforderungen als Gelder, die die Kundinnen und Kunden dem Unternehmen schulden. Diese sind im Soll oder in der Aktiva zu finden. Es kann aber passieren, dass ein Kunde eine Anzahlung für ein größeres Projekt oder eine größere Lieferung leistet und die Ausführung erfolgt erst im nächsten Jahr. Dann sind es zwar letztlich auch Lieferforderungen, doch zum Zeitpunkt der Bilanzerstellung ist die Anzahlung ein Fremdkapital, weil man Geld erhalten hat, dem noch keine Leistung gegenübersteht.
Somit wandert durch die Abgrenzung das Geld vom Kunden vom Soll auf die Haben-Seite der Bilanz und wird im neuen Jahr wieder zurückgebucht, um mit der Leistungserfüllung abgerechnet werden zu können.
Die Bilanz ist das finale Ziel der doppelten Buchhaltung und stellt den Abschluss einer Zeitperiode dar. Meist ist das ein Jahr im Unternehmen, bei börsennotierten Aktiengesellschaften ist die Vorschrift durch die Börse im Sinne der Anlegerinnen und Anleger auf drei Monate begrenzt. Die Arbeiten an sich sind dann aber die gleichen.
Wesentlich ist daher die Funktion der Bilanz selbst sowie die Werte, die in der Bilanz dargestellt werden wie das Kapital sowie die Vermögenswerte.
Die Bilanz ist das Ergebnis, der Jahresabschluss kann aber auch als die Bilanzarbeiten angesehen werden oder als das Ergebnis selbst. Auf dem Weg von den Buchhaltungszahlen zur Bilanz gilt es etwa die Abschreibung (AfA) beim Vermögen zu berücksichtigen und zwar auf Basis der Nutzungsdauer. Eine andere Arbeit besteht darin, dass man die Rückstellungen berücksichtigt, um Vorsorge steuerreduzierend zu treffen. Bei den Waren ist die Inventur durchzuführen. Das Thema der Debitoren ist zu analysieren, also etwa die offenen Schulden der Kunden und ob sie noch ausgeglichen werden können.
Letztlich erfolgt die Gewinn-Verlust-Rechnung zur Ermittlung des Erfolgs und der Frage, ob man einen Jahresüberschuss ergo Gewinn oder einen Verlust erwirtschaftet hat.
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