Die wesentliche Grundlage der Bilanz in Bezug auf die rechte Spalte oder auch der Haben-Seite (Passiva) ist das Kapital, das sich in Eigenkapital und Fremdkapital aufteilt. Dies sind die Gelder, mit denen Waren und Immobilien eingekauft und finanziert werden, weshalb auch von der Mittelherkunft gesprochen wird.
Das Kapital ist die Quelle des Geldes, mit dem im Unternehmen gearbeitet wird und die Buchhaltung dokumentiert die Kapitalströme und die vorhandenen Geldmittel. Das Eigenkapital ist dabei die Geldmenge der Unternehmerinnen und Unternehmer selbst wie auch Gesellschafter und ähnlicher am Unternehmen interessierter Leute. Viel häufiger in der Buchhaltung gefragt ist aber das Fremdkapital.
Generell versteht man unter dem Fremdkapital von außen zugeführtes Geld in welcher Form auch immer, um damit seine Geschäftsidee umsetzen zu können. Man kommt unweigerlich zum Begriff der Mittelherkunft, also wo kommt das Geld her. Die Mittelverwendung ist dann die Soll-Seite (Aktiva) der Bilanz, um Waren, Immobilien, Autos oder Verbrauchsmaterial kaufen zu können.
Dabei gilt es eine wesentliche Unterscheidung zwischen dem kurzfristigen und dem langfristigen Fremdkapital zu treffen. Generell ist alles Fremdkapital, das durch externe Personen und/oder Unternehmen bereitgestellt wird, in welcher Form auch immer. Kurzfristiges Fremdkapital ist zum Beispiel durch Lieferanten typisch, bei denen man Waren auf Ziel eingekauft hatte. Meist wird binnen eines Monats die offene Rechnung bezahlt und damit ist die Schuld beglichen.
Langfristiges Fremdkapital ist vor allem durch Darlehen und Bankkredite gegeben, die für viele Jahre aufgenommen werden, um zum Beispiel das Gebäude, den Maschinenpark, Büroausstattungen und ähnliches anschaffen zu können. Solche Kapitalquellen werden meist nur am Ende des Jahres oder im Zusammenhang mit der Bezahlung einer Kreditrate eingesetzt, ansonsten ändern sich die Werte kaum bis nie.
Daher sind die kurzfristigen Kapitalformen wesentlich häufiger in der alltäglichen Buchhaltungsarbeit anzutreffen. Vor allem bei Handelsbetriebe oder auch in der Gastronomie und ähnlichen Unternehmensformen braucht es viele Waren, Lebensmittel, Rohstoffe und vieles mehr, die angekauft werden müssen. Dadurch entstehen viele Rechnungen und selten wird gleich bezahlt. Die meisten Rechnungen werden binnen eines Monats beglichen und somit hat man kurzfristig Schulden bei den verschiedenen Lieferanten. Zusammengefasst werden diese Schulden auch als Lieferverbindlichkeiten.
Eine doch auch häufiger anzutreffenden Form in der doppelten Buchhaltung ist bei den Anzahlungen gegeben. Es gibt nicht nur die Lieferverbindlichkeiten als Schulden beim Lieferanten, sondern auch Lieferforderungen als Gelder, die die Kundinnen und Kunden dem Unternehmen schulden. Diese sind im Soll oder in der Aktiva zu finden. Es kann aber passieren, dass ein Kunde eine Anzahlung für ein größeres Projekt oder eine größere Lieferung leistet und die Ausführung erfolgt erst im nächsten Jahr. Dann sind es zwar letztlich auch Lieferforderungen, doch zum Zeitpunkt der Bilanzerstellung ist die Anzahlung ein Fremdkapital, weil man Geld erhalten hat, dem noch keine Leistung gegenübersteht.
Somit wandert durch die Abgrenzung das Geld vom Kunden vom Soll auf die Haben-Seite der Bilanz und wird im neuen Jahr wieder zurückgebucht, um mit der Leistungserfüllung abgerechnet werden zu können.
Die Buchhaltung ist für jeden Betrieb Pflicht, ob es nun ein Einzelunternehmen ist oder ein Konzern. Ob man von daheim aus agiert oder 300 Filialen betreibt. Aber es gibt Unterschiede in der Machart, weil die doppelte Buchhaltung erst ab einer gewissen Umsatzhöhe verpflichtend betrieben werden muss. Bei den Belegen oder der Genauigkeit, den Vorschriften oder den Geschäftsfällen generell gibt es aber keine großen Unterschiede.
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