Die Buchhaltung basiert auf den Belegen der einzelnen Geschäftsfälle und somit auf den Aktivitäten, die im Unternehmen anzutreffen und durchzuführen sind. Ob man nun als Einnahmen-Ausgaben-Rechner die Werte zusammenträgt oder mit der doppelten Buchhaltung agiert, ist dabei nicht wesentlich.
Unter einem Geschäftsfall ist jeder Vorgang zu verstehen, der für das Unternehmen relevant ist. Das kann der Kauf von Waren, das Abheben vom Bankkonto oder das Ausbezahlen der Löhne und Gehälter sein. Jede dieser Aktionen erfordert einen Beleg und dieser Beleg wird genutzt, um daraus einen Buchungssatz zu bilden. Das Ergebnis wird in Form von Beträgen eingetragen - bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung entweder freiwillig mittels Konten oder über eine Gesamtliste. Bei der doppelten Buchführung sind die Konten ohnehin Pflicht und vorgegeben wie das Bankkonto, Kassakonto und alle anderen Konten von den Anlagen bis zu den Lieferanten.
Das bedeutet aber auch, dass ein Geschäftsfall nur dann einer ist, wenn er für das Unternehmen relevant ist. Wenn man mit seinem Privatgeld eine Musik-CD kauft, ist das kein Geschäftsfall. Kauft man die Musik-CD und setzt Unternehmensgeld ein, dann ist es eine Privatentnahme und sehr wohl relevant. Ist die Musik-CD ein Handelsgut, weil man diese wieder verkauft, dann ist es ohnehin ein wesentlicher Vorgang im Rahmen des Unternehmens und eine Handelsware, die entsprechend im Umlaufvermögen berücksichtigt wird.
Es kann natürlich auch grenzwertige Aktionen geben wie etwa die Bezahlung einer Telefonrechnung für das Handy, bei der später in den Abschlussarbeiten für die Bilanz oder für das Endergebnis in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ein Privatanteil abgezogen wird. Für den Geschäftsfall spielt das aber keine Rolle und er wird mit 100 % eingetragen.
Neben dieser Abgrenzung ist auch der Beleg ein Thema, denn man kann wohl um einen hohen Betrag eingekauft haben, aber ohne Beleg darf man dies nicht in die Buchhaltung eintragen. Damit fällt man um die Vorsteuer um, die man sonst von der Steuerbelastung hätte abziehen dürfen. Daher ist der Beleg nicht nur der Beweis für den durchgeführten Geschäftsfall, sondern auch für die eigenen Möglichkeiten bei der Steuerentrichtung ein großes Thema.
Hierbei spielen die Durchführungsbestimmungen und Vorschriften in der Buchhaltung auch eine Rolle. Denn wenn man eine Rechnung vorweist, auf der ein alphanumerischer Produktcode steht, aber kein Hinweis zu finden ist, was das Produkt sein kann, hat man wohl einen Geschäftsfall vorliegen, aber trotzdem keine Idee, was da gekauft worden ist. Das gilt vor allem für die Durchführung externer Buchhalterinnen und Buchhalter. Der Beleg muss einen nachvollziehbaren Geschäftsfall dokumentieren können.
Zwar wird immer von der Belegpflicht gesprochen, aber in Wirklichkeit handelt es sich um die Nachvollziehbarkeit, was gemacht wurde - was wurde gekauft oder wie wurde das Geld des Unternehmens eingesetzt. Ein schön und bunt gedruckter Beleg ist noch keine Garantie für einen Geschäftsfall, wenn unklar ist, was eigentlich darauf dokumentiert wird.
Die doppelte Buchhaltung ist das umfangreichere System im Vergleich zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, wobei die Grundlage die gleiche ist. Es gibt einen Geschäftsfall wie etwa einen Einkauf und daraus wird im einfachen System eine Eintragung etwa im Kassabuch oder einer Buchungsliste, bei der doppelten Buchhaltung wird daraus ein Buchungssatz oder auch eine Buchung mit Konten in der Aktiva und Konten in der Passiva.
Stattdessen spricht man oft vom Soll oder der Soll-Seite und vom Haben oder der Haben-Seite. Darauf leiten sich auch die Begriffe der Sollbuchung und Habenbuchung ab, auch Mittelverwendung und Mittelherkunft spielen eine große Rolle für das Gesamtverständnis. Neben der Buchung des Geschäftsfalles gibt es noch weitere Möglichkeiten wie die Umbuchung, auch erfolgsneutrale Buchungen sind häufiger anzutreffen.
In der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung wird jedes Wirtschaftsjahr neu begonnen, in der doppelten Buchhaltung übernimmt man die Beträge aus dem Vorjahr und der entsprechenden Bilanz. Wichtig sind aber zwei Begriffe in beiden Fällen nämlich das Geschäftsjahr und das Rumpfjahr, wobei das Rumpfjahr meistens ein Thema nach der Gründung mitten im Jahr ist.
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