Beleg für eine Gutschrift an den Kunden
Buchungsbeleg für den gutgeschriebenen Betrag
Üblicherweise ist der Kunde als Privatperson oder auch als Unternehmen in der Buchhaltung der Empfänger einer Ausgangsrechnung, nachdem Waren verkauft oder Dienstleistungen erbracht wurden. Mit dem Ausgleich der Ausgangsrechnung fließt wieder Geld in die Kassa und damit kann man weiterarbeiten. Es gibt aber auch den umgekehrten Fall in Form einer Gutschrift an den Kunden und auch dann liegt ein Buchungsbeleg für die Buchhaltung vor.
Gutschrift an Kunden als Buchungsbeleg
Die Gutschrift an den Kunden dreht den eigentlichen Vorgang um, den man sonst von den Kunden und den Ausgangsrechnungen her kennt. Üblicherweise wird in der Buchführung die Ausgangsrechnung so verbucht, dass die Forderungen an den Kunden steigen (= Schulden der Kunden an unserem Unternehmen) und gleichzeitig auch die Erlöse und der Betrag der Umsatzsteuer. Kommt es aber zu einer Gutschrift, dann dreht sich die Sache um und die Schulden werden geringer, auch die Erlöse und die Umsatzsteuer werden reduziert.
Wann aber ist eine solche Gutschrift überhaupt ein Thema?
Wenn man dem Kunden auf der Rechnung die Möglichkeit eines Skontoabzugs einräumt, braucht es keine Gutschrift. Nur beim Verbuchen ist zu beachten, dass der Skonto verbucht wird, sodass die ursprüngliche Ausgangsrechnung auch vollständig ausgeglichen wird. Auch ein sofort eingeräumter Rabatt ist kein Thema. Anders sieht es aus, wenn zum Beispiel Mängel aufgetreten sind und eine eigene Gutschrift erstellt wird, wodurch sich der ursprüngliche Rechnungsbetrag nachträglich reduziert.
Eine andere Möglichkeit besteht darin, dass man zum Beispiel treuen Kunden eine Gutschrift einräumt, weil sie besonders viel eingekauft haben. Man könnte das auch als Treuebonus oder Mengenrabatt bezeichnet, wobei häufig die letzte Rechnung als Referenz herangezogen wird. Das heißt, dass sich die letzte Ausgangsrechnung um den Betrag der Gutschrift reduziert und der Kunde weniger zahlen muss.
Video über Verbuchung der Ausgangsrechnung (YouTube)
Gutschrift in der Buchhaltung
Für die Gutschrift gelten die gleichen Spielregeln wie für die Rechnung selbst. Es müssen Anbieter und Empfänger mit vollständiger Adresse angeführt sein, dazu braucht es das aktuelle Datum, die Umsatzsteueridentifikationsnummer sowie natürlich den Grund für die Gutschrift, meist eine Referenz zu einer bereits erstellten Ausgangsrechnung.
Jedenfalls muss die Gutschrift auch für Außenstehende nachvollziehbar sein und mit dem unternehmerischen Bereich in Zusammenhang stehen. In der Buchhaltung werden die Gutschriften häufig mit BA und einer fortlaufenden Nummer beschriftet. BA steht dabei für Buchungsanweisung.
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