Beleg für die Gutschrift vom Lieferanten
Buchungsbeleg für den gutgeschriebenen Betrag
Mit der Eingangsrechnung wird sehr häufig die bereits erfolgte Lieferung oder auch Durchführung einer Dienstleistung in Rechnung gestellt, wobei der Wert der Rechnung erst später bezahlt wird. Die Rechnung wird entsprechend in der Buchhaltung berücksichtigt und ist ein oft anzutreffender Buchungsbeleg. Es gibt aber auch die Situation, dass man vom Lieferanten eine Gutschrift erhält und dann dreht sich die Sachlage um, wobei auch diese Gutschrift als Buchungsbeleg für die Buchhaltung relevant ist.
Gutschrift vom Lieferanten
Man muss bei der Bildung der Buchungssätze und bei der Berücksichtigung der Buchungsbelege zwei Situationen unterscheiden. Denn wenn ein sofort gewährter Rabatt vorliegt, wird dieser von der Rechnungssumme beim Buchen der Eingangsrechnung berücksichtigt und somit braucht es keine eigene Gutschrift. Eine Gutschrift ist ein eigenes Papier, mit dem ein Abzug vom Lieferanten eingeräumt wird.
Wann kann es so eine Gutschrift geben?
Das kann zum Beispiel dann passieren, wenn mit der Ware etwas nicht in Ordnung war. Statt die Ware zurückzusenden, wird ein Preisnachlass vereinbart und der entsprechende Beleg stellt eine Gegenbuchung in der Buchführung dar. Der Lieferant räumt damit eine Reduzierung des Gesamtbetrags ein und schickt als Beleg die Gutschrift, damit der Nachweis auch in der Buchführung vorliegt.
Der Buchungssatz dreht sich um und die Schulden werden reduziert, auch die Vorsteuer wird korrigiert und man muss unterm Strich weniger für die gelieferte Ware bezahlen und spart somit Kosten. Es muss aber auch der Zusammenhang zwischen der Originalrechnung und der Gutschrift erkennbar sein.
Video über Eingangsrechnung verbuchen (YouTube)
Daten auf der Gutschrift
Die Gutschrift ist wie die Eingangsrechnung ein Beleg und damit der Nachweis für die erfolgte Geschäftshandlung. Es braucht also die vollständigen Daten des Lieferanten und des Empfängers, also mit kompletter Adresse und der Umsatzsteueridentifikationsnummer vom Lieferanten und im Falle eines Unternehmens als Kunden auch des Empfängers sowie das korrekte und aktuelle Datum. Weiters ist auch anzuführen, worum es bei der Gutschrift geht, wieso sie erstellt wurde, sodass auch Außenstehende nachvollziehen können, wie es dazu kam. Der Betrag samt Umsatzsteuer ist ohnehin selbstverständlich.
In der Buchhaltung wird eine Gutschrift eines Lieferanten häufig mit der Kennung S beschriftet, wobei S für sonstige Belege steht. Dazu gibt es eine fortlaufende Nummer wie S1, S2 und so weiter.
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