Neben den aktiven Bestandskonten in der Buchhaltung, die das Vermögen wie Gebäude und Grundstücke, Kassa und Bank sowie Handelswaren beinhalten, gibt es auch die passiven Bestandskosten. Diese finden sich auf der Haben-Seite der Bilanz oder auch Passiva, womit der Name einfach erklärt ist und sie haben das Thema der Finanzierung ergo des Kapitals.
Während man mit dem aktiven Bestandskonto dokumentiert, dass man neue Handelswaren eingekauft hat und im Soll der Wert der Waren steigt, braucht es im Haben einen Grund, wie es dazu kommen konnte. Das geht nur über finanzielle Mittel und hier spielen die passiven Bestandskonten eine Rolle. Natürlich kann man den Einkauf mittels Kassa und Bank auch erledigen, doch meist wird beim Lieferanten eingekauft und somit auf Ziel, was bedeutet, dass man die Waren jetzt hat, aber später zahlt.
Somit baut man Schulden auf und ist im Feld der Fremdfinanzierung angekommen. Das ist ein Teil des Kapitals, mit dem im Unternehmen gearbeitet wird und somit der wesentliche Baustein der Haben-Seite in der Bilanz. Weitere Beispiele für die passiven Bestandskonten sind die Schulden beim Finanzamt im Sinne der Umsatzsteuer, die Rückstellungen für zu erwartende Zahlungen - zum Beispiel Garantieleistungen - und das Eigenkapital.
Auch passive Rechnungsabgrenzungen können ein Thema sein, wenn man Anzahlungen von Kunden erhalten hat, die Leistung aber erst in den Folgejahren erfolgt. Somit sind es vor allem finanzielle Themen, die hier greifen und auch zu der vereinfachten Frage führen, wie man Auto, Gebäude, Waren und dergleichen finanziert hat. Ohne Kapital kein Vermögen und die passiven Bestandskonten bieten wie auch die aktiven und viele andere Größen in der Buchhaltung die Möglichkeit, Entwicklungen über die Jahre zu vergleichen, zum Beispiel, ob das Eigenkapital steigt oder die Schulden bei den Lieferanten.
Denn das passive Bestandskonto bleibt genauso in der Bilanz erhalten wie das aktive, was bedeutet, dass etwa das Kapitalkonto oder die Konten der Lieferanten mit offenen Beträgen in das neue Jahr übernommen werden. Man kann also auch langfristig die Bilanzen vergleichen und sehen, ob die Schulden oder das Eigenkapital gestiegen sind oder nicht.
Beim Buchen dieser Konten fällt so wie bei den aktiven Konten auf, dass es solche gibt, die selten eingesetzt werden wie das Eigenkapital und andere, die häufig genutzt werden wie die Lieferantenkonten für die verschiedenen Rechnungen, die im Laufe eines Jahres aufgrund der Einkäufe erfolgen.
Der Anfangsbestand befindet sich im Haben und wird durch das Eröffnungsbilanzkonto (EBK) übertragen - meist ist dies am 1.1. des Jahres der Fall, wenn das Wirtschaftsjahr vom 1.1. bis zum 31.12. gegeben ist und kein anderes Geschäftsjahr vorgesehen ist.
Wenn dem Konto neue Werte hinzugefügt werden, ist eine Kontovermehrung der Fall und das bedeutet eine Erhöhung der Haben-Seite des Kontos. Das ist zum Beispiel bei einem Einkauf auf Ziel der Fall, bei dem das Konto der Handelswaren auf der Aktiva erhöht wird, gleichzeitig erhöht sich aber auch die Schuld auf dem Lieferantenkonto im Passiva, also liegt eine Kontovermehrung des passiven Bestandskontos vor.
Das Gegenteil ist der Fall, wenn sich der Kontostand reduziert. Das ist bei einer Zahlung an den Lieferanten der Fall, wodurch sich die Schulden reduzieren und das Konto einen geringeren Saldo aufweist oder überhaupt ausgeglichen wird.
Der Endbestand wird am Ende des Wirtschaftsjahres gegen das Schlussbilanzkonto (SBK) verbucht, wobei der Saldo im Soll erzielt wird.
Die Kontoarten, speziell die Systematik der Erfolgskonten und Bestandskonten mit ersten Buchungsbeispielen, haben wir auf einem YouTube-Video beschrieben und zusammengestellt. Das Video ist unter dem nachstehenden Link erreichbar:
Die wesentliche Grundlage der Buchhaltung ist das Konto mit seinen beiden Seiten von Soll oder Aktiva und Haben oder Passiva für die doppelte Buchhaltung. Jedes Konto hat für eine bestimmte Thematik Platz sei es für Wareneinkäufe, Abschreibungen oder für die Immobilien und daher untergliedert man die Konten nach Bestandskonten für die Bilanzsummen (Vermögen, Kapital) und die Erfolgskonten für Kosten und Erträge, um Gewinn oder Verlust zu ermitteln. Ebenfalls notwendig sind die Bilanzkonten für die Übertragung der Bilanzsummen.
Daher gibt es eine ganze Menge an Konten, abhängig davon, wie groß das Unternehmen ist und in welchem Bereich man tätig ist. Ein Produzent oder ein Händler hat ganz andere Situationen als ein Dienstleister. Gleich ist aber, dass die Konten in einem Kontorahmen festgelegt sind, damit es eine Struktur gibt, welche Konten wo für welchen Zweck zu finden sind. Und gleich ist auch die Methodik der Anwendung. Am Ende einer Periode wird der Saldo gebildet, um das Ergebnis übertragen zu können.
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