Der Kontenrahmen ist ein meistens national gebildetes System von Konten für die doppelte Buchhaltung, an den sich die Unternehmen bei der Buchführung zu halten haben. Das Problem dabei besteht darin, dass ein Kontenrahmen nicht für alle Unternehmen aller Branchen eingesetzt werden kann.
Grundsätzlich ist der Kontorahmen ein generelles System, bei dem Zahlen mit Namen verbunden werden. Die Zahlen dienen der Zuordnung der Konten zu bestimmten Geschäftsfällen und Themen, die Namen definieren die Konten. Somit ist der Kontenrahmen der Fahrplan für die wichtigsten Konten, die für Unternehmen mit der doppelten Buchhaltung relevant sein könnten. Die Anlagegüter werden daher in einer eigenen Klasse festgehalten, die Aufwände und Erträge sind an einer eigenen Stelle berücksichtigt und auch das Kapital, die Werte des Umlaufvermögens wie Kassa und Bank oder die Lieferforderungen und Lieferverbindlichkeiten haben eigene Positionen erhalten.
Zu beachten gilt, dass dieses System nicht auf ewige Zeiten bestehen bleiben muss und sich der Kontenrahmen auch ändern kann, wobei solche Änderungen erst nach langen Analysen und Beschlüssen möglich ist, denn damit würde die bestehende Systematik kostenintensiv überarbeitet werden müssen.
Der Vorteil eines Kontenrahmens besteht darin, dass alle Unternehmen eines Landes, beispielsweise aus Österreich, die gleiche Basis bei ihrer Aufzeichnung verwenden. Damit ist ein Vergleich der Vermögenswerte möglich. Würde jedes Unternehmen andere Konten und andere Bezeichnungen für ihre Anlagewerte verwendet, wäre die Vergleichsbasis nicht mehr gegeben.
Dennoch gibt es viele Konten, die zusätzlich zu jenen aus dem Kontenplan hinzugefügt werden, wobei dies auf die Unternehmensgröße und auf den Geschäftsbereich ankommt. Ein kleines Unternehmen mit einer Geschäftsstelle hat nicht so viele außerordentliche Aufwände und möglicherweise auch Erträge zu verbuchen wie ein Unternehmen mit verschiedenen Standorten oder verschiedenen Warengruppen.
Auch hängt es davon ab, ob man beispielsweise viel mit Provisionen arbeitet oder ob man Provisionsabrechnungen gar nicht benötigt bzw. einsetzt. Daher gibt es neben dem Kontenrahmen auch den Kontenplan.
Der Kontenplan baut auf dem Kontenrahmen auf, enthält aber die präzisen Konten eines bestimmten Unternehmens. Das bedeutet, dass beispielsweise die Anlagekonten, das Kapitalkonto, typische Aufwände und Erträge gemäß dem Kontenplan aufgebaut sind, zusätzliche Konten aber individuell je nach Bedarf hinzugefügt wurden. Somit bleibt der Jahresabschluss einheitlich, weil man sich an den Kontenrahmen gehalten hat, konnte aber trotzdem seine individuellen Geschäftsfälle mit der Buchhaltung erfassen.
Die wesentliche Grundlage der Buchhaltung ist das Konto mit seinen beiden Seiten von Soll oder Aktiva und Haben oder Passiva für die doppelte Buchhaltung. Jedes Konto hat für eine bestimmte Thematik Platz sei es für Wareneinkäufe, Abschreibungen oder für die Immobilien und daher untergliedert man die Konten nach Bestandskonten für die Bilanzsummen (Vermögen, Kapital) und die Erfolgskonten für Kosten und Erträge, um Gewinn oder Verlust zu ermitteln. Ebenfalls notwendig sind die Bilanzkonten für die Übertragung der Bilanzsummen.
Daher gibt es eine ganze Menge an Konten, abhängig davon, wie groß das Unternehmen ist und in welchem Bereich man tätig ist. Ein Produzent oder ein Händler hat ganz andere Situationen als ein Dienstleister. Gleich ist aber, dass die Konten in einem Kontorahmen festgelegt sind, damit es eine Struktur gibt, welche Konten wo für welchen Zweck zu finden sind. Und gleich ist auch die Methodik der Anwendung. Am Ende einer Periode wird der Saldo gebildet, um das Ergebnis übertragen zu können.
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