Die Abwesenheitsnotiz ist eine technische Möglichkeit, um Schreiber von E-Mails darüber zu informieren, dass man aktuell nicht erreichbar ist. Man kann sich auf einer Schulung befinden, ist im Urlaub oder die Kollegenschaft hat eingetragen, dass man sich im Krankenstand befindet. Das ist eine sehr angenehme Lösung, weil damit die Kundschaft oder auch Geschäftspartner sofort wissen, was Sache ist.
Leider hat sich damit aber ein Problem ergeben. Wir selbst haben in diesem Kapitel der Mustervorlagen einige Out of Office-Textbeispiele angeboten, doch diese haben wir aus gutem Grund gelöscht und kaum mehr ein Unternehmen nutzt die Abwesenheitsnotiz.
Das Problem ist dabei nicht die Abwesenheitsnotiz selbst - die Information an Schreiber ist nach wie vor eine sehr angenehme Lösung und man ist sofort im Bilde - sondern das Ausnutzen der Technologie. Unzählige Spammer verschicken Millionen an E-Mails an die verschiedensten Adressen und hoffen, mit der Werbebotschaft eine gültige Adresse zu finden und Geld zu verdienen.
Dabei werden über einen Berechnungsmodus die schrägsten E-Mail-Adressen ausgewählt und angeschrieben. Oft sind das Studierende, die im Auftrag der eigentlichen Werber für ihre Viagra-Produkte oder für andere Geschichten die Versendung durchführen.
Nun ist es aber so, dass mit einer automatischen Antwort, wenn man nicht im Büro ist, den Beweis liefert, dass die Adresse gültig und aktuell ist. Erhalten die Spammer diese Rückmeldung, dann wissen sie, dass man diese Adresse für die Werbebotschaften regelmäßig kontaktieren kann oder noch schlimmer: dass man die Adresse einschlägigen Interessenten verkaufen kann. Die Folge ist, dass es nicht bei einem Spam bleibt, sondern dass man mit Werbebotschaften vollgemüllt wird.
Noch gefährlicher wird es, wenn nicht nur unerwünschte Werbebotschaften geschickten werden, sondern Trojaner zum Auslesen der Computerdaten, der Bankdaten und vielem mehr gesendet werden. Passt man nicht auf, fällt man auf Fake-Webseiten hinein und viele Menschen haben dadurch schon eine ganze Menge Geld verloren. Vor allem Pseudo-Bankseiten sind eine beliebte Methode. Das massenweise Anschreiben nennt man auch Phishing, also man fischt nach möglichen Opfern. Grundlage dafür muss es sein, die Leute über die E-Mail-Adresse erreichen zu können. Und mit der Abwesenheitsnotiz erleichtert man dies leider.
Deshalb haben wir unsere Textbeispiele gelöscht und raten Ihnen dringendst, auf Out of Office oder ähnliche Lösungen zu verzichten. Spätestens seit 2019 haben die meisten Unternehmen aus diesen Gründen aufgehört, die an sich gute Lösung der Abwesenheitsnotiz einzusetzen. Theoretisch kann man in einem guten Netzwerk regeln, wer so eine Meldung bekommen soll - Partner und Mitarbeiter zum Beispiel - aber das ist auch keine optimale Lösung und so hat man fast überall darauf verzichtet.
Und es gibt noch einen Punkt, den man unbedingt bedenken sollte. Das betrifft vor allem jene Leute, die zum Beispiel sich selbständig gemacht haben und im ländlichen Raum von zu Hause aus agieren - per Internet ist das ja kein Problem mehr.
Wenn man in dieser Situation eine Out of Office-Abwesenheitsnotiz schreibt und ankündigt, dass man vom 4. bis zum 10. August auf Urlaub ist, dann kann das Fatale daran liegen, dass Einbrechergangs dies als Einladung zum Diebstahl auffassen. Sie wissen, wann das Haus leer und unbewacht ist und eine Redewendung lautet bekanntlich "Gelegenheit macht Diebe". Auch in den Städten kann das schon problematisch werden, weil die Angst vor Nachbarn viel geringer geworden ist.
Es ist traurig, dass diese kundenfreundliche Lösung der Abwesenheitsnotiz so ausgenutzt wird, aber man sollte dies ernst nehmen und die Konsequenzen ziehen.
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