Wie schreibe ich eine Anfrage?

Beginn der Kommunikation

Mit der Anfrage an ein Unternehmen beginnt die Kommunikation, um ins Geschäft zu kommen. Sowohl Privatpersonen als auch Unternehmen brauchen bestimmte Informationen, um sich ein Bild von den Möglichkeiten machen zu können. Manchmal geht es nur um den Preis, häufig will man aber auch eine Kooperation beginnen.

Die Situationen sind dabei durchaus verschieden, die Kommunikation beginnt aber fast immer gleich - nämlich mit der Anfrage. Ob man nun nur den Preis wissen will oder ob man sich auf ein Gespräch bei einer Messe bezieht und eine Zusammenarbeit anstrebt oder einfach mehr Infos zu einem bestimmten Produkt braucht - stets ist die Formulierung wichtig, besonders für Unternehmen, die eine Partnerschaft anstreben.

Die genaue Form gemäß DIN-Vorschriften ist für Privatpersonen nicht so wichtig und oft gar nicht bekannt, aber das hat sich insgesamt im Schriftverkehr verändert, weil beispielsweise Kooperationsanfragen immer öfter per E-Mail gestellt werden und viel weniger schriftlich. Das hat nicht nur damit zu tun, dass fast jeder Mensch schon im Internet unterwegs sind, es ist auch das schnellere Mittel, um seine Anfrage stellen zu können.

Video mit Beispielen (YouTube)

Anfrage schreiben mit der A-E Regel

Doch der Text der Anfrage ist gleich - egal ob in der E-Mail oder im Brief in Papierform. Man möchte etwas vom Adressaten, also sollte die A-E-Regel eingehalten werden. Darunter sind fünf Komponenten zu verstehen, die jeder Schriftverkehr enthalten sollte:

A = Interesse wecken -> Anrede und warum man angeschrieben wird
B = worum geht es -> kurze Situationsbeschreibung
C = Entscheidungshilfe -> Hinweis auf Beilagen, Katalog etc.
D = Aktion definieren -> wer soll jetzt was machen (anrufen, Katalog schicken...)
E = Abschluss -> freundliches Ende der Anfrage (mfg, Dank etc.)

Somit ist der Inhalt im Fokus des Schreibens. Durch das E-Mail sind die Fragen, wie viele Millimeter nach rechts eingerückt werden soll, eher belanglos geworden. Beim Brief selbst gilt dies noch, aber auch hier wird per Computer ausgedruckt und meist sind die DIN-Vorgaben schon berücksichtigt.

Wichtiger ist der Inhalt und hier gilt, dass man präzise bleibt und keine Romane schreibt. Gerade bei Unternehmen wird das Interesse geweckt, wenn die Anfrage entsprechend gestaltet und formuliert ist und das gilt auch für Neueinsteiger als Unternehmerinnen und Unternehmer, die Kooperationen anstreben.

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Anfrage schreiben ist eine der wichtigsten Formen in der Kommunikation, was sich durch das E-Mail auch nicht geändert hat. Man hat Fragen zu Produkte, zu Angebote, die man gesehen hat oder will allgemein wissen, ob ein Unternehmen bieten kann, was man dringend braucht. Auch die Anfrage von Unternehmen zu Unternehmen wegen einer möglichen Kooperation ist ein wichtiges Thema.

Häufig kommt es vor, dass man eine Messe besucht und ein interessantes Produkt gesehen hat. Man braucht aber doch mehr Informationen für die Kaufentscheidung. Dann braucht es eine Anfrage nach Messebesuch an den Anbieter. Ebenfalls häufig durchgeführt wird eine Produktanfrage.

Ein Angebot schreiben fällt nach wie vor vielen schwer und man schreibt dann Romane, die gar nicht gefragt sind oder vergisst wesentliche Details. Wichtig ist für Unternehmen die Kommunikation in Sachen Angebot auch, wenn es keines geben kann. Mit der Absage teilt man dies mit und hat damit eine gute Dienstleistung erbracht, die später doch zu Aufträge führen könnte.

Der normale und erfreulichere Fall ist aber ein mögliches Angebot in Form einer Anfragenantwort an Kundinnen und Kunden, ob Privathaushalt oder Unternehmen. Es besteht auch die Möglichkeit beim Angebot inklusive Unterlagen oder auch beim Angebot mit Produktliste erweiterte Informationen anzufügen. Eine ganz andere Form des Angebots ist etwa bei Ausschreibungen gefragt, wenn man ein Angebot inklusive Konzept erstellt mit der Hoffnung auf einen späteren Auftrag.

Die Anfrage nach einem Produkt ist oft der erste Schritt im Schriftverkehr zwischen Kunde und Unternehmen, wobei der Kunde selbst auch ein Unternehmen sein kann. Es folgt im zweiten Schritt häufig ein Angebot und der finale Schritt ist die Bestellung gemäß diesem Angebot. Man kann zwar auch so bestellen, weil man etwa einen Bericht in der Zeitung gelesen hat, aber meist erfolgt die Bestellung aufgrund eines Angebots und häufig zwischen Unternehmen. Da spielt die Höhe der Bestellsumme eine Rolle, der Liefertermin und ähnliche Faktoren. Bestellungen müssen manchmal auch widerrufen werden, weil etwas dazwischengekommen ist.

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