Antwort auf Produktanfrage schreiben

Zusatzfragen zum Produkt klären

Hat man eine Anfrage von interessierten Kundinnen und Kunden erhalten, dann gilt es, diese korrekt und interessant zu beantworten, denn es können auch Mitbewerberinnen und Mitbewerber die gleiche Anfrage erhalten haben. Je nach Anfrage muss nicht gleich ein Angebot erforderlich oder gewünscht sein, oftmals wird erst angefragt, ob man überhaupt liefern könnte. Die Anfragenantwort kann aber zu einem späteren Umsatz führen, wenn die Kundschaft die gewünschten Informationen vorliegen hat.

Wesentlich ist, dass man präzise bleibt. Das heißt, dass man das Datum anführt, von wann die Anfrage stammt, denn es kann ein Unternehmen sein, das viele Anfragen schreibt. Auch ist es wichtig, sich auf angeführte Kontaktpersonen zu beziehen und auf die Anfrage einzugehen und nicht irgendetwas anzubieten, das gar nicht gefragt war.

Nachstehend finden Sie eine Mustervorlage für die Beantwortung einer solchen Anfrage. Als Grundlage wird eine Anfrage herangezogen, bei der fünf Computer für eine Veranstaltung benötigt werden.

Mustervorlage für eine Antwort auf eine Produktanfrage

Ihre Anfrage nach 5 PC-Systeme

Sehr geehrte(r) (Name),

vielen Dank für Ihre Anfrage vom 5. Oktober.
Wir können Ihnen jederzeit PC-Systeme zusammenstellen, wobei diese individuell konfigurierbar sind. Da die Systeme flexibel sind, gibt es viele Optionen bei der Zusammenstellung der Hardware.

Wir haben Ihnen daher in der Anlage sowohl unsere aktuellen Prospekte für Komplett-PCs und Hardware-Einzelkomponenten beigelegt als auch fünf verschiedene Beispiele, wie ein PC-System zusammengestellt sein kann, um für Ihre Veranstaltung eingesetzt zu werden. Die Geräte können wir binnen 48 Stunden zusammenbauen und liefern. Als Lieferzeit ist mit zwei bis vier Tagen zu rechnen, auch abhängig davon, ob die Computer direkt zum Veranstaltungsort geschickt werden sollen oder zu Ihnen in das Unternehmen.

Die aktuellen Geschäftsbedingungen finden Sie ebenfalls in den Unterlagen.

Gerne erwarten wir Ihre Bestellung.

Mit freundlichen Grüßen

Anlagen

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Anfrage schreiben ist eine der wichtigsten Formen in der Kommunikation, was sich durch das E-Mail auch nicht geändert hat. Man hat Fragen zu Produkte, zu Angebote, die man gesehen hat oder will allgemein wissen, ob ein Unternehmen bieten kann, was man dringend braucht. Auch die Anfrage von Unternehmen zu Unternehmen wegen einer möglichen Kooperation ist ein wichtiges Thema.

Häufig kommt es vor, dass man eine Messe besucht und ein interessantes Produkt gesehen hat. Man braucht aber doch mehr Informationen für die Kaufentscheidung. Dann braucht es eine Anfrage nach Messebesuch an den Anbieter. Ebenfalls häufig durchgeführt wird eine Produktanfrage.

Ein Angebot schreiben fällt nach wie vor vielen schwer und man schreibt dann Romane, die gar nicht gefragt sind oder vergisst wesentliche Details. Wichtig ist für Unternehmen die Kommunikation in Sachen Angebot auch, wenn es keines geben kann. Mit der Absage teilt man dies mit und hat damit eine gute Dienstleistung erbracht, die später doch zu Aufträge führen könnte.

Der normale und erfreulichere Fall ist aber ein mögliches Angebot in Form einer Anfragenantwort an Kundinnen und Kunden, ob Privathaushalt oder Unternehmen. Es besteht auch die Möglichkeit beim Angebot inklusive Unterlagen oder auch beim Angebot mit Produktliste erweiterte Informationen anzufügen. Eine ganz andere Form des Angebots ist etwa bei Ausschreibungen gefragt, wenn man ein Angebot inklusive Konzept erstellt mit der Hoffnung auf einen späteren Auftrag.

Die Anfrage nach einem Produkt ist oft der erste Schritt im Schriftverkehr zwischen Kunde und Unternehmen, wobei der Kunde selbst auch ein Unternehmen sein kann. Es folgt im zweiten Schritt häufig ein Angebot und der finale Schritt ist die Bestellung gemäß diesem Angebot. Man kann zwar auch so bestellen, weil man etwa einen Bericht in der Zeitung gelesen hat, aber meist erfolgt die Bestellung aufgrund eines Angebots und häufig zwischen Unternehmen. Da spielt die Höhe der Bestellsumme eine Rolle, der Liefertermin und ähnliche Faktoren. Bestellungen müssen manchmal auch widerrufen werden, weil etwas dazwischengekommen ist.

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