Beschwerde schreiben
Tipps zum Schreiben einer Beschwerde
Leider funktioniert nicht immer alles so, wie man es gerne hätte. Da bestellt man eine Ware, die fehlerhaft ankommt oder es hat eine Reparatur nicht die Lösung gebracht, die versprochen war und schon hat man ein Problem und das muss man lösen. Da man es selbst nicht kann oder will, muss der Partner, meist ein Unternehmen, darauf hingewiesen werden. Des Rätsels Lösung ist dabei die Beschwerde oder auch Reklamation.
Wie geht man an eine Beschwerde oder Reklamation heran?
Die Beschwerde sollte aber auch bei großem Ärger neutral formuliert werden, denn niemand hat große Lust, sich beschimpfen zu lassen und man möchte ja auch eine Lösung erfahren und nicht ein ablehnendes Verhalten erleben. Also sollten die allgemeinen Regeln im Schriftverkehr bewahrt bleiben, um auch zum Erfolg zu kommen.
Umgekehrt ist es ein Zeichen von gutem Service eines Unternehmens, wenn man die Beschwerde nicht ignoriert, sondern offensiv darauf reagiert. Eine umgehende Antwort auf die Beschwerde wirft ein sehr gutes Licht auf das Unternehmen und kann dafür sorgen, dass man positiv weiterempfohlen wird. Passieren kann immer wieder etwas, oft - bei Handelsunternehmen zum Beispiel - können die Unternehmen gar nicht soviel dafür, weil der Fehler schon in der Produktion passiert ist - man darf die Kundinnen und Kunden aber nicht im Unklaren lassen.
Als Beschwerde bezeichnet man eine Kommunikation, bei der man sich über einen Missstand beklagt. Man erwartet aber keine Gegenleistung, obwohl es diese trotzdem geben kann. Hat etwa eine Lieferung um eine Woche länger gedauert als vorgesehen, dann ist die Beschwerde die Klage darüber.
Die Reklamation ist auch wie eine Beschwerde das Aufzeigen von Problemen, aber mit dem Ziel, eine Gegenleistung zu erhalten. Beispiel könnte ein geliefertes Möbelstück sein, das nicht so funktioniert wie vorgesehen. Hier erwartet man sich die Abholung und den Ersatz durch ein funktionierendes Möbelstück.
Video über das Schreiben einer Beschwerde (YouTube)
Zur Gruppe der Beschwerden zählen aber auch Ärgernisse im privaten Umfeld, wenn man mit Behörden oder Nachbarn Schwierigkeiten hat. Auch hier sollte man, wenn der schriftliche Weg gewählt wird, eine allgemeine Sprache nutzen. Ob man nun einen Brief verfasst oder ob man per E-Mail kommuniziert, ist dabei nicht so wesentlich, weil die prinzipiellen Spielregeln gleich sind. Daher gilt, dass man den Vorfall umschreibt, das Problem definiert und auch mögliche Forderungen oder Lösungsvorschläge unterbreitet.
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