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Die Bestellbestätigung oder Auftragsbestätigung wird als Kundenservice immer wichtiger, aber durch das Internet auch leichter. Denn man kann über die Datenbank, in der die Bestellung gespeichert ist, sehr einfach eine E-Mail zusammenstellen, um die Kundinnen und Kunden über den Eingang des Einkaufes zu informieren.
Es reicht aber nicht, einfach nur ein "wir haben alles bekommen" zu verschicken. Von der Kundennummer über die bestellten Produkte bis zur Mengenangabe und dem Preis müssen die Informationen verbindlich sein. Dazu gehört auch der Gesamtpreis und die Kosten für die Steuer sowie mögliche Versandkosten, die es zu berücksichtigen gilt. Damit bietet man einen guten Kundenservice, zumal die Kunden nochmals alles überprüfen können.
Optional könnte man diese automatische Rückmeldung auch nutzen, um Probleme aufzuzeigen wie etwa Waren, die gerade bestellt wurden, aber aktuell nicht lagernd sind. Große Online-Shops melden dies schon im Rahmen des Bestellprozesses, aber nicht jeder hat diese Möglichkeit und so kann eine Abfrage im System dies für die Auftragsbestätigung auch erledigen. Zumeist wird man aber die Produkte parat haben, weil man sie sonst vorübergehend gar nicht im Shop anbieten würde.
Häufig wird für die Auftragsbestätigung eine Tabelle verwendet, man kann aber auch als einfachen Text eine solche Auftragsbestätigung erstellen. Nachstehend finden Sie eine Mustervorlage für die automatische Auftragsbestätigung, wie dies im Online-Shop geschrieben und eingesetzt werden könnte.
Bestellbestätigung
Ihre Bestellung bei (Anbieter), ev. Logo
Nachfolgend haben wir zur Kontrolle die von Ihnen aufgegebene Bestellung aufgelistet. Bei Fragen/Problemen zu Ihrer Bestellung sind wir jederzeit für Sie da: Senden Sie uns eine E-Mail oder antworten Sie einfach auf diese Nachricht.
Mit freundlichen Grüßen
Ihr (Anbieter oder Anbieter-Team)
Wir haben Ihre Bestellung wie folgt aufgenommen:
KUNDENDATEN
Kundennummer: 1604
(optional: Aktionsnummer)
Anrede: Herr
Vorname: Christoph
Nachname: Mustermann
Straße / Nr.: 4966
PLZ / Ort: 1030 Wien
(optional: Telefonnummer/Handy)
E-Mail: (Empfängermailadresse)
Zahlungsart: Rechnung
Lieferadresse:
Herr
Christoph Mustermann
Straße / Nr.: 38/5
PLZ / Ort: 1030 Wien
IHRE BESTELLUNG
Text (Artikelbeschreibung): Stretch-Jeans "Classic Fit", N-Größe
Artikelnr.: 23049686
Farbe: schwarz
Grösse: 50
Menge: 2
Lieferauskunft: Lieferbar.
Preis: 19.95 €
Gesamtpreis: 39.90 €
Versandkosten 5.95 €
Gesamtsumme zzgl. Versandkosten 45.85 €
Eine Auftragsbestätigung schreiben ist zu einer wichtigen Funktion im Kundenservice geworden. Man ist es mittlerweile gewöhnt, dass man sofort eine Rückmeldung erhält, ob die Anfrage und/oder Bestellung angekommen ist oder nicht. Und so gibt es auch vollautomatische Auftragsbestätigungen oder auch manuelle je nach Situation.
Die Auftragsbestätigung nach Bestellung ist ein typischer Fall im Internet geworden, aber es gibt auch die Briefform etwa bei großen Aufträgen als Rückmeldung, dass die Bestellung angekommen ist. Im gleichen Kontext wird auch gerne eine Auftragsbestätigung nach Auftrag erstellt.
Ein ganz eigenes Thema ist die Auftragsbestätigung im Online-Shop, die automatisch versendet wird, sobald man etwas bestellt hat. Es gibt verschiedene Varianten, wie etwa das Online-Shop Beispiel 2 für eine Auftragsbestätigung für den eigenen Shop. Andere Lösungen gibt es etwa im Tourismus als Bestätigung nach einer Reservierung oder zwischen Unternehmen als Bestätigung nach einem erfolgten Telefonat, um sicherzustellen, dass die Daten richtig verstanden und/oder angekommen sind.
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