Schreiben von Bestellung und Folgenachrichten

Bestellung und Auftrag schreiben

Zwar hat das E-Mail den Standardbrief vielfach abgelöst, aber der Schriftverkehr zwischen zwei Unternehmen oder auch zwischen Privatpersonen und Unternehmen ist weiterhin gegeben, findet meist aber nur noch auf elektronischem Wege statt. Das ändert jedoch nichts daran, dass gewisse Formen im Schriftverkehr aufrecht erhalten bleiben müssen.

Dabei sollte man auch bedenken, dass ein E-Mail als Rechtsmittel, als Beweismittel, anerkannt ist. Wenn man also per E-Mail eine Bestellung abgibt, ist dies der Beweis für sein Interesse, dass man die bestellten Waren auch wirklich beziehen möchte. Die Bestellung und nachfolgende schriftliche Formen wie die Bestätigung der Bestellung sind weiterhin ein Thema - mehr noch: sie sind sogar wichtiger geworden. Denn im Gegensatz zu früher, als man per Postkarte oder Brief eine Bestellung aufgegeben hatte, hat man mit der E-Mail in den meisten Fällen binnen weniger Minuten eine Bestätigung, dass die Bestellung eingegangen ist. Wer diese Lösung nicht anbietet, kann durchaus auch viele Kundinnen und Kunden verlieren, weil man dies erwartet.

Wie wird die Bestellung geschrieben?

Erfolgt die Bestellung über einen Online-Shop, dann hat man keine weiteren Schritte durchzuführen, weil das System alles erledigt. Schreibt man aber etwa eine Bestellung an ein Unternehmen oder kommunizieren Unternehmen untereinander, dann gibt es die verschiedensten Möglichkeiten.

Man kann eine Bestellung mit der Angabe des Produkts und des Preises schreiben - der klassische Fall, der vor allem bei Unternehmen anstehen. Die meisten Privatpersonen bestellen längst via Internet und Online-Shop. Noch typischer für die Unternehmensbestellung ist eine Aufstellung von Produkte, wenn man mehr Waren braucht. Und dann gibt es auch Bestellungen mit einem Datum, bis wann man die Ware braucht oder einen Bestellwert, wenn man ein Beispielsortiment haben möchte.

Umgang mit der Bestellung

Es ist die Bestellung heute schnell durchgeführt, denn mit dem Online-Shop ist man mit ein paar Klicks rasch am Ziel. Wer seine Kundinnen und Kunden aber wieder begrüßen möchte, muss einige Punkte beachten und dazu zählt die Art und Weise, wie mit der Bestellung umgegangen wird.

Da häufig im Internet gekauft ergo auch bestellt wird, ist dort die technische Umsetzung zum Standard geworden. Das betrifft eine mögliche Danke-Seite für die Bestellung, aber es betrifft auch die weiteren Schritte im Schriftverkehr wie die Auftragsbestätigung. Große Unternehmen gehen noch einen Schritt weiter und informieren auch darüber, wenn die bestellten Waren weggeschickt werden, sodass man abschätzen kann, wann die gewünschten Produkte einlangen. Das ist für Unternehmen wichtig, die darauf warten, aber auch für Privatpersonen interessant, die den Empfang besser einordnen können und vor allem nicht nachfragen müssen, wann denn nun die CD geliefert wird oder wann die Bücher in Händen gehalten werden können.

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Anfrage schreiben ist eine der wichtigsten Formen in der Kommunikation, was sich durch das E-Mail auch nicht geändert hat. Man hat Fragen zu Produkte, zu Angebote, die man gesehen hat oder will allgemein wissen, ob ein Unternehmen bieten kann, was man dringend braucht. Auch die Anfrage von Unternehmen zu Unternehmen wegen einer möglichen Kooperation ist ein wichtiges Thema.

Häufig kommt es vor, dass man eine Messe besucht und ein interessantes Produkt gesehen hat. Man braucht aber doch mehr Informationen für die Kaufentscheidung. Dann braucht es eine Anfrage nach Messebesuch an den Anbieter. Ebenfalls häufig durchgeführt wird eine Produktanfrage.

Ein Angebot schreiben fällt nach wie vor vielen schwer und man schreibt dann Romane, die gar nicht gefragt sind oder vergisst wesentliche Details. Wichtig ist für Unternehmen die Kommunikation in Sachen Angebot auch, wenn es keines geben kann. Mit der Absage teilt man dies mit und hat damit eine gute Dienstleistung erbracht, die später doch zu Aufträge führen könnte.

Der normale und erfreulichere Fall ist aber ein mögliches Angebot in Form einer Anfragenantwort an Kundinnen und Kunden, ob Privathaushalt oder Unternehmen. Es besteht auch die Möglichkeit beim Angebot inklusive Unterlagen oder auch beim Angebot mit Produktliste erweiterte Informationen anzufügen. Eine ganz andere Form des Angebots ist etwa bei Ausschreibungen gefragt, wenn man ein Angebot inklusive Konzept erstellt mit der Hoffnung auf einen späteren Auftrag.

Die Anfrage nach einem Produkt ist oft der erste Schritt im Schriftverkehr zwischen Kunde und Unternehmen, wobei der Kunde selbst auch ein Unternehmen sein kann. Es folgt im zweiten Schritt häufig ein Angebot und der finale Schritt ist die Bestellung gemäß diesem Angebot. Man kann zwar auch so bestellen, weil man etwa einen Bericht in der Zeitung gelesen hat, aber meist erfolgt die Bestellung aufgrund eines Angebots und häufig zwischen Unternehmen. Da spielt die Höhe der Bestellsumme eine Rolle, der Liefertermin und ähnliche Faktoren. Bestellungen müssen manchmal auch widerrufen werden, weil etwas dazwischengekommen ist.

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