Das Schöne an einer Bestellung ist, dass man neue Waren erhält, das weniger Schöne die Tatsache, dass man diese auch bezahlen muss. Für den Unternehmer ist es herrlich, etwas verkauft zu haben, aber wenn dieser Verkauf nicht mit einer Gegenleistung - der Bezahlung - abgeschlossen wird, gibt es Ärger und mehr Aufwand.
Dann muss man den Kunden auf die fehlende Zahlung hinweisen und hat die Möglichkeit, verschiedene Wege zu beschreiten. Die Mahnung oder Zahlungserinnerung als Funktion ist klar, aber man kann sehr eindeutig formulieren oder einen sanften Weg wählen, denn immerhin kann es auch sein, dass der Kunde schlichtweg vergessen hat oder vielleicht ein paar Wochen im Spital lag oder auf Urlaub war.
Es ist die Situation, aus der heraus man sich überlegen kann, wie scharf oder zurückhaltend eine Mahnung formuliert werden sollte. Bei großer Kundenzahl und eigentlich anonymisiertem Verhältnis ist eine deutlichere Sprache durchaus üblich, um an die Zahlung zu erinnern. Beispiele hierfür sind Dienstleister für Telefon oder Internet, die tausende Kundinnen und Kunden haben und automatisierte Mahnungen verschicken, wenn die Zahlung ausbleibt.
Sanfter wird man formulieren, wenn man einen persönlichen Kontakt hat oder weiß, dass der Kunde schon viel eingekauft hat. Fehler können jedem einmal passieren und eine Mahnung sollte nicht der Anlass sein, einen guten Kunden zu verlieren. Aber auch bei großer Kundenzahl kann man sich es kaum mehr leisten, einfach so ein paar Leute zu verlieren. Zumal es ja auch sein kann, dass es einen Grund für den Zahlungsverzug gibt, zum Beispiel Krankheit. Daher gibt es eine ganze Bandbreite, wie man die Mahnung formulieren sollte.
Wesentlich ist natürlich, dass man sich auf die Rechnung bezieht, die Rechnungsnummer angibt oder auch, worauf man sich bezieht - zum Beispiel bei einem Mietobjekt die Adresse.
Die Mahnung macht keinen Spaß und man hat auch Mühe damit. Die automatisierte Mahnung von großen Anbietern ist dabei wohl eher die Ausnahme, die Mahnung eines Einzelunternehmers an einen Kunden sieht schon anders aus. Denn diesen möchte man nicht verlieren, das Geld braucht man aber dann doch.
Es gibt dabei verschiedene Weisen wie etwa die Mahnung gestaffelt von der 1. bis zu letzten ergo 3. Mahnung mit immer deutlicherer Zahlungsaufforderung, es gibt aber auch die freundliche Variante als Hinweis, dass wohl eine Rechnung vergessen worden ist - und das kann ja auch wirklich vorkommen.
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