Die Nutzungsdauer ist eine wichtige Größe bei der Entscheidung, ob man eine Maschine anschaffen soll oder nicht bzw. um vergleichen zu können, wie lange eine Maschine im Einsatz bleiben kann. Die Nutzungsdauer spielt auch bei der Abschreibung eine Rolle, wenn ein Anlagegut in das Unternehmen eingebracht wird.
Die Nutzungsdauer per Definition ist der Zeitraum zwischen der Inbetriebnahme eines Anlagegutes und dem Ende der Nutzbarkeit. Vor allem letzteres ist der Grund, warum es zwei Arten von Nutzungsdauer gibt. Bei der technischen Nutzungsdauer kann sich der Zeitraum der Nutzung einer Maschine oder eines anderen Anlagegutes nämlich deutlich verlängern, solange die Maschine noch funktioniert. Sie arbeitet vielleicht nicht mehr optimal, leistet aber immer noch gute Dienste.
Das ist für die wirtschaftliche Nutzungsdauer aber nicht interessant. Diese endet ab dem Moment, wenn die Maschine nicht mehr den optimalen Einsatz im wirtschaftlichen Sinne erbringen kann. Dadurch entstehen bei der Abschreibung auch Situationen, dass eine Maschine eigentlich schon abgeschrieben ist, weil die vorgesehene Nutzungsdauer erreicht wurde, aber sie bleibt weiterhin im Betrieb und wird daher auch im Anlageverzeichnis geführt.
Im Unternehmen gibt es daher auch verschiedene Arten, wie man mit der Nutzungsdauer umgehen kann. In der Buchhaltung ist eine Maschine für vier Jahre vorgesehen und wird daher jedes Jahr um ein Viertel im Wert reduziert. Damit erzeugt man einen Aufwand, den man aktuell in Form von Kosten gar nicht hat und beugt dem neuerlichen Kauf vor. Anders ist es in der Kostenrechnung, denn dort wird sehr wohl die echte Nutzungsdauer berücksichtigt. Verändert sich die Dauer von vier auf acht Jahre, dann wird die Abschreibung auch entsprechend angepasst. In der Buchhaltung ist das nicht vorgesehen.
In der doppelten Buchhaltung wird die Abschreibung für die Anlagegüter vorgenommen. Dabei ist die Überlegung jene, dass man die Maschine wieder kaufen muss, wenn die bestehende nicht mehr funktioniert. Damit das Geld zur Verfügung steht, wird auf die Nutzungsdauer aufgeteilt ein Betrag berücksichtigt, der als Ausgabe die Steuerbelastung reduziert, aber auch wirklich später gebraucht wird, wenn es um die Anschaffung geht. Hat man das fiktive Geld anderweitig ausgegeben, dann hat man ein Problem.
Besonders problematisch sind Anlagen der neueren Generation wie beispielsweise Computer. Hier geht man oft von drei Jahren Nutzungsdauer aus, doch innerhalb von drei Jahren verändert sich die Computerwelt so dramatisch, dass der PC oft schon vorher ausgetauscht werden muss. Gleiches gilt für Computeranwendungen und ähnliche Anlagegüter. Doch generell funktioniert das System sehr gut. Erfahrungswerte sorgen dafür, dass man recht genau weiß, wie lange eine Maschine ihren Dienst versieht und das gilt nicht nur für Maschinen, sondern auch für andere Anlagegüter wie Büroausstattung - Bürostühle zum Beispiel.
Die Bilanz ist das finale Ziel der doppelten Buchhaltung und stellt den Abschluss einer Zeitperiode dar. Meist ist das ein Jahr im Unternehmen, bei börsennotierten Aktiengesellschaften ist die Vorschrift durch die Börse im Sinne der Anlegerinnen und Anleger auf drei Monate begrenzt. Die Arbeiten an sich sind dann aber die gleichen.
Wesentlich ist daher die Funktion der Bilanz selbst sowie die Werte, die in der Bilanz dargestellt werden wie das Kapital sowie die Vermögenswerte.
Die Bilanz ist das Ergebnis, der Jahresabschluss kann aber auch als die Bilanzarbeiten angesehen werden oder als das Ergebnis selbst. Auf dem Weg von den Buchhaltungszahlen zur Bilanz gilt es etwa die Abschreibung (AfA) beim Vermögen zu berücksichtigen und zwar auf Basis der Nutzungsdauer. Eine andere Arbeit besteht darin, dass man die Rückstellungen berücksichtigt, um Vorsorge steuerreduzierend zu treffen. Bei den Waren ist die Inventur durchzuführen. Das Thema der Debitoren ist zu analysieren, also etwa die offenen Schulden der Kunden und ob sie noch ausgeglichen werden können.
Letztlich erfolgt die Gewinn-Verlust-Rechnung zur Ermittlung des Erfolgs und der Frage, ob man einen Jahresüberschuss ergo Gewinn oder einen Verlust erwirtschaftet hat.
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