Mit der Personalbedarfsplanung wird im Rahmen des Personalmanagements erhoben, wie viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für das Unternehmen oder auch Behörden oder andere Organisationen benötigt werden, um die anstehenden Aufgaben zu erfüllen. Damit lässt sich klären, ob der Personalstand aktuell passt oder ob neue Leute gefunden werden müssen. In zweiterem Fall gibt es die nächste Phase der Personalbeschaffung.
Die Personalbeschaffung ist ein großer Prozess im Rahmen des Personalmanagements und beginnt bei der Personalwerbung als erste Phase, führt zur Personalauswahl als zweite Phase und endet in der Personaleinstellung als finale Phase. Damit sind sehr viele verschiedene Fragestellungen in diesem Prozess zu klären und auch unterschiedliche Aufgaben zu erfüllen.
Phase 1: neue Leute suchen
Die Personalwerbung ist heute zu einem sehr komplexen Thema geworden. Vom klassischen Inserat in der Tageszeitung wanderte man oft in seiner Durchführung zum Inserat in Internet-Jobbörsen, es gibt aber weiterhin auch das schwarze Brett in Universitäten, das Schneefallprinzip im Bekanntenkreis und unter Partnern oder andere Möglichkeiten wie Jobvermittler und Headhunter. Somit kann die Suche nach geeignetem Personal auf unterschiedlichen Pfaden versucht werden.
Phase 2: richtige Leute auswählen
Der nächste Aufgabenfall ist die Bewerberauswahl. Offenbar ist es häufig so, dass man entweder keine geeigneten Bewerber findet oder man findet so viele, dass man nicht weiß, wen man einstellen soll. Daher sind unterschiedliche Tests abhängig von der Position, die besetzt werden soll, eingeführt worden. Bei einer Leitungsfunktion werden gerne Rollenspiele versucht, bei Verkaufsjobs sind diese auch gerne als Simulation der Verkaufsgespräche im Einsatz.
Ansonsten gibt es Tests zum Überprüfen des Grundwissens oder bestimmter Fertigkeiten sowie natürlich das klassische Bewerbungsgespräch. Auch die guten alten Bewerbungsunterlagen sind ein Kriterium, das bereits darüber Auskunft geben könnte, ob ein Bewerber vorstellbar wäre oder nicht - auch wenn man weiß, dass die Bewerbungsunterlagen nicht immer das wahre Bild repräsentieren.
Phase 3: Einstellen der Leute
Als finale Phase gibt es die Personaleinstellung, auch häufig Personalaufnahme bezeichnet. Dabei sind rechtliche Fragen zu klären wie das Unterzeichnen des Arbeitsvertrages, aber es braucht auch eine Einweisung. Dabei hängt es davon ab, welcher Arbeitsplatz besetzt wird, denn in der Werkstatt ist die Einschulung direkt am Arbeitsplatz erforderlich, bei einem Leitungsfunktionär sind die Zusammenhänge innerhalb von Unternehmen oder Behörde wesentlich. Man hat sich aber von der Idee verabschiedet, Handwerker, Schreibkräfte oder andere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vom Rest des Unternehmens abzugrenzen. Daher werden in modernen Unternehmen Einschulungen vorgenommen, in denen auch die anderen Abteilungen und deren Aufgaben vorgestellt werden, damit man das große Ganze in seinen Zusammenhängen verstehen lernt und weiß, was wo gemacht wird und welche Funktion die eigenen Aufträge haben.
Die Ausgangsposition im Personalbüro und dem Personalwesen war die Personalverwaltung mit der Idee, dass jeder Mensch käuflich ist und für die richtige Summe Geld alles machen würde. Heute weiß man, dass die Ansicht falsch ist und dass die Motivation und das Wohlfühlen zu den größeren Erfolgen zählen.
Das Personalmanagement versucht in diesen Faktoren zu punkten und auch auf den Markt schneller zu reagieren. Dabei kommt die Personalbedarfsplanung ins Spiel, wobei es klare Ziele gibt, aber auch Fragen entstehen. Ein Ziel ist etwa, dass die Leute dort zur Verfügung stehen, wo man sie braucht und zwar dann, wann man sie braucht. Das gilt es auch zu organisieren.
Weiß man, was man wann und in welcher Quantität benötigt, kann mit der Personalbeschaffung begonnen werden - mit der eigentlichen Suche nach neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.
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