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Der Unterschied zwischen dem älteren System der Personalverwaltung und dem neueren des Personalmanagement zeigt sich vor allem darin, dass das neuere System flexibler ist. Produkte werden eingestellt, Produktionen umgestellt und neue Projekte eingerichtet - dafür braucht es Personal und zwar zu verschiedenen Zeiten in verschiedenen Quantitäten. Das starre oder später relativ starre System der Personalverwaltung konnte mit diesen raschen Veränderungen nicht wirklich Schritt halten. Mit dem Personalmanagement versucht man den Bedarf realistischer zu decken und ein erster Schritt ist die Personalbedarfsplanung, häufig einfach Personalplanung bezeichnet.
Die Personalbedarfsplanung deckt alle Fragestellungen ab, die mit dem tatsächlich benötigten Personal zu tun haben. Das klingt einfacher als es ist, abhängig vom Unternehmen, seiner Größe und der Standorte und natürlich auch abhängig vom Bedarf im Sinne der Aufgabenstellung. Bei einem kleinen Unternehmen mit zwei Leuten wird man eine solche Planung nicht brauchen, bei einem Unternehmen mit fünf Filialen und 20 Leuten sieht die Geschichte schon anders aus.
Denn es ist nicht nur eine Frage, wie viele Leute man benötigt, sondern auch wann und wo. Wenn man in Wien 10 Leute sofort zur Verfügung hätte, aber in München oder Innsbruck diese bräuchte, ist niemanden geholfen. Gleiches gilt für die Personalermittlung für ein neues Projekt, das im Herbst beginnt und daher möglicherweise erste Leute im Sommer für die Vorbereitung braucht, aber sicher keine Vollbesetzung im Frühjahr.
Damit die Aufgabenstellung erfüllt werden kann, braucht es eine gute Kommunikation zur Unternehmensführung, zu den zuständigen Filialen und/oder Abteilungen, um den Bedarf kennenzulernen. Außerdem muss die zuständige Personalabteilung auch in Kenntnis gesetzt werden, wenn neue Projekte, Produktionen, Filialen oder ähnliche Maßnahmen geplant sind, um dies in die Gesamtplanung einzubeziehen.
Die Personalbedarfsplanung orientiert sich daher an verschiedenen Fragestellungen vom Ort des Arbeitsplatzes über die Anzahl der Menschen, die benötigt werden bis zum Zeitpunkt. Dabei werden auch verschiedene Methoden angewandt, um sich zu orientieren. Man kann dabei die Möglichkeit nutzen, die Zahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aufgrund von Schlüsselzahlen anzuführen und zu planen, zum Beispiel 1:25, wie man dies in den Schulen häufig antrifft. Das heißt ein Lehrer auf 25 Schüler. Statistische Erfahrungen werden ebenfalls genutzt, um aus der Vergangenheit auf den Personalbedarf der Zukunft zu schließen. Schätzungen und statistische Lösungen funktionieren, sie funktionieren aber nicht immer und daher kombiniert man solche Vorgaben mit den eigenen Erfahrungen, um feinere Lösungen herausarbeiten zu können.
Schließlich ist die Frage zu klären, ob man sehr eng oder sehr weit plant und dabei ist man bei der Wirtschaftlichkeit. Plant man sehr eng, dann kann es zu nicht besetzten Funktionen kommen, wenn die Leute krank werden oder in Urlaub fahren. Plant man zu weit, dann hat man mehr Personal als benötigt und ist mit hohen Fixkosten befasst, weshalb die Wirtschaftlichkeit leidet.
Diese Probleme hat man in der Personalverwaltung auch schon lösen müssen, sie werden jetzt noch präziser ausgewertet, weil auch hier eigene Erfahrungen einwirken. Hat man schon einmal einen Engpass erlebt, wird man darüber nachdenken, wie dies zu verhindern ist. Aber dabei gilt auch, dass jedes Unternehmen anders tickt. Wenn Aufgaben ähnlich sind, kann man zwischen Abteilungen die Aufgaben hin- und herschichten oder man verändert die Rahmenbedingungen.
Das wiederum ist eine Entscheidung der Führungskräfte, weshalb eine enge Zusammenarbeit zwischen Unternehmensführung und Personalverantwortliche wesentlich für den Erfolg ist.
Die Ausgangsposition im Personalbüro und dem Personalwesen war die Personalverwaltung mit der Idee, dass jeder Mensch käuflich ist und für die richtige Summe Geld alles machen würde. Heute weiß man, dass die Ansicht falsch ist und dass die Motivation und das Wohlfühlen zu den größeren Erfolgen zählen.
Das Personalmanagement versucht in diesen Faktoren zu punkten und auch auf den Markt schneller zu reagieren. Dabei kommt die Personalbedarfsplanung ins Spiel, wobei es klare Ziele gibt, aber auch Fragen entstehen. Ein Ziel ist etwa, dass die Leute dort zur Verfügung stehen, wo man sie braucht und zwar dann, wann man sie braucht. Das gilt es auch zu organisieren.
Weiß man, was man wann und in welcher Quantität benötigt, kann mit der Personalbeschaffung begonnen werden - mit der eigentlichen Suche nach neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.
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