Die Problemstellung im Zusammenhang mit dem Personal ist jene, dass man möglichst effizient als Unternehmen agieren möchte, wobei das Personal dabei möglichst wenig kosten soll, aber perfekte Arbeit abliefern möge. Bis vor wenigen Jahren galt die Personalverwaltung als Lösung für diesen Widerspruch, wobei sie sich auch schon weiterentwickelt hatte.
Der ursprüngliche Ansatz war die Unterstellung, dass Menschen nur für Geld arbeiten. Sie sind also käuflich und alles andere ist nicht wesentlich. Mitarbeiter Nummer 25 konnte durch Nummer 26 problemlos ersetzt werden, weil es nur um das Geld geht. Stimmen Lohn oder Gehalt, dann war auch die Arbeitsleistung in Ordnung. Diese Ansicht hat man nach dem Zweiten Weltkrieg angepasst, aber erst in den letzten Jahren wurde das Thema des Personalmanagement in den Fokus gerückt.
Der Unterschied zwischen der Personalverwaltung und dem heute gültigen Personalmanagement besteht darin, dass man bei zweiterem erkannt hat, dass jeder Mensch anders tickt. Es gibt viele Leute, die durchaus mit etwas weniger Geld zufrieden sind, wenn sie damit ihr Leben problemlos finanzieren können, dafür aber ein angenehmes Arbeitsklima vorfinden. Die Unterstellung, dass die Leute nur für Geld tätig sind, ist damit aufgeweicht, wenngleich die Höhe von Lohn und Gehalt natürlich auch in der Gegenwart eine Rolle spielt. Die Motivation ist aber eine wesentliche Antriebsfeder und motivierte Menschen arbeiten viel besser und unterstützen den Erfolg des Unternehmens als frustrierte Leute.
Auch bei der Personalverwaltung hat man die Motivation des Personals als wichtiges Faktum erkannt. Mit Fort- und Weiterbildung hat man die Menschen an das Unternehmen gebunden und die Aussicht aufbauen können, eine bessere Arbeitsstelle zu erreichen. Damit konnten manche Ansätze bereits erreicht werden, die später im Personalmanagement in den Fokus gerückt wurden.
Aber es gab noch ein anderes Problem mit der Personalverwaltung im Vergleich zum Management. Denn in der Verwaltung gab es meist ein starres System. Das heißt, es war sehr schwierig umsetzbar, die Struktur zu verändern, wenn dies der Markt erforderlich machte. Die dynamischen Lösungen, die es mittlerweile im Personalmanagement gibt, waren nicht gegeben. Da die Veränderungen aber immer schneller erfolgen, wurde ab den 1990er-Jahren die Personalverwaltung als Begriff und Konzept immer mehr zurückgedrängt und spielt heute praktisch keine Rolle mehr.
Auch das Menschenbild wurde angepasst und viele Lösungen innerhalb des Unternehmens wie etwa bei Großunternehmen Möglichkeiten für die Kinderbetreuung, Kindergarten im Haus oder eine Kantine wurden bewusst ausgebaut, um die Motivation zu erhöhen oder einfach auch, um den Lebensalltag zu vereinfachen. So lassen sich Beruf und Kinder leichter verbinden und das motiviert, sorgt für ein gutes Arbeitsklima ergo für eine bessere Umsetzung der notwendigen Arbeit.
Vieles, das heute im Personalmanagement üblich ist, gab es in Ansätzen auch in der Personalverwaltung, aber es war schwierig, die Strukturen schnell anzupassen. Von daher waren zwei Interessen wesentlich für die Veränderung: die flexibleren Wünsche des Personals einerseits und die Wünsche nach rascherer und professioneller Veränderung durch die Arbeitgeber / Führungskräfte andererseits.
Schulungen gab es da wie dort und vieles begann mit der Personalverwaltung und wird heute im Personalmanagement ähnlich gehandhabt, aber dass man ganze Abteilungen neu strukturiert und das binnen eines Monats neu definiert - von den Aufgaben bis zur Umsetzung - das war in der Verwaltung nicht oder nur sehr schwer möglich.
Die Ausgangsposition im Personalbüro und dem Personalwesen war die Personalverwaltung mit der Idee, dass jeder Mensch käuflich ist und für die richtige Summe Geld alles machen würde. Heute weiß man, dass die Ansicht falsch ist und dass die Motivation und das Wohlfühlen zu den größeren Erfolgen zählen.
Das Personalmanagement versucht in diesen Faktoren zu punkten und auch auf den Markt schneller zu reagieren. Dabei kommt die Personalbedarfsplanung ins Spiel, wobei es klare Ziele gibt, aber auch Fragen entstehen. Ein Ziel ist etwa, dass die Leute dort zur Verfügung stehen, wo man sie braucht und zwar dann, wann man sie braucht. Das gilt es auch zu organisieren.
Weiß man, was man wann und in welcher Quantität benötigt, kann mit der Personalbeschaffung begonnen werden - mit der eigentlichen Suche nach neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.
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