Jeder Staat ist durch die Regierung vertreten, die ihrerseits in Ministerien aufgeteilt sind. Jedes Bundesministerium hat bestimmte Themen wie Soziales, Arbeit, Wirtschaft oder Infrastruktur und nachgeordnete Dienststellen. Mit dem Bundesministerium kommuniziert der Bürger üblicherweise nicht, stattdessen sind die nachgeordneten Dienststellen die Anlaufstellen für Anträge, Fragen und Beratungsgespräche, wobei losgelöst vom Thema all diese Stellen als Behörde oder Amt bezeichnet werden.
Das Amt ist ein in sich geschlossener Betrieb, der die Gesetze des Ministeriums vollzieht und dabei den regen Kundenkontakt durchführt. Kundenkontakt ist dabei wichtig, weil sich die Behörden längst als Dienstleister für die Menschen versteht und daher sind Begriffe wie Parteienverkehr nicht mehr gerne gesehen. Man möchte die Menschen unterstützen, kann das aber nicht immer durchführen und es gibt auch Stellen, mit denen möchte man lieber nichts zu tun haben wie die Gerichte oder das Finanzamt.
Umgekehrt kann man durch den Lohnsteuerausgleich auch vom Finanzamt Geld zurückbekommen, sodass die Aussage nicht immer gültig ist und es auch positive Rückmeldungen geben kann. Die Behörde gibt es auch abseits des Bundes im Rahmen der Landesregierungen, wobei die Struktur ähnlich ist. Das Wohnungsamt ist zum Beispiel Ländersache und stellt genauso Informationen zur Verfügung, wenn man Beratung und/oder Hilfe benötigt.
Somit ist die wesentliche Funktion, dass man die Arbeit mit den Menschen durchführt, die Gesetze vollzieht, während im Ministerium Gespräche mit Bürgerinnen und Bürger eher selten anzutreffen sind und stattdessen die Gesetze verwaltet, überarbeitet oder überhaupt neu geschaffen werden, wenn sich neue Situationen ergeben.
Es hat sich in den letzten Jahren aber auch viel bei den Behörden getan. Wenn ein Unternehmen die Höhe der Umsatzsteuer bekanntgeben will, erfolgt das per Internet und einer eigenen Anwendung, durch die man das Finanzamt besuchen kann, ohne wirklich dort zu sein, weil das virtuelle Amt häufig bereits eingerichtet ist. Viele Aktionen wie die virtuelle Vignette für die Autobahn sind auf diese Art und Weise bereits nutzbar und die Anwendungen werden immer häufiger angeboten, um die Amtswege zu reduzieren und Zeit sparen zu helfen.
Beratungsgespräche gibt es aber weiterhin, es hängt auch vom Thema ab. Manchmal braucht man einfach nur eine Bestätigung, es gibt aber auch andere Aufgaben in den Ämtern. Dazu zählt zum Beispiel das Gesundheitsamt der Gemeinden und/oder Bezirke, wo man sich impfen lassen kann - etwa die Zeckenschutzimpfung. Daher ist ein vielfältiges Spektrum durch die unterschiedlichsten Behörden abgedeckt, von finanziellen Fragen bis zum Recht und der Gesundheitsvorsorge.
Als Bund bezeichnet man übergreifend die Bundespolitik mit der jedem Bundesministerium sowie die Hierarchie innerhalb des Ministeriums mit Behörde oder Amt. Ein in den Medien immer wieder genanntes Beispiel ist in Österreich das Arbeitsmarktservice (AMS) als Arbeitsamt für die Vermittlung Arbeitsloser und Mitarbeiter suchender Unternehmen. Die Behörden exekutieren die Gesetze, die in den Ministerien im Rahmen der Regierungsarbeit erarbeitet werden. Ein wesentlicher Aufgabenbereich ist das Bürgerservice, denn es geht nicht nur um Steuereinhebung, sondern vor allem um die Arbeit für die Menschen im Land. Dabei verändern sich die Strukturen auch mit der Zeit, ein Beispiel ist das E-Government im Rahmen des Internet, wodurch man von zu Hause aus seine Amtsgeschäfte erledigen kann.
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