In einem Unternehmen gibt es verschiedene Geräte oder Maschinen, die einen bestimmten Wert darstellen und die einen beträchtlichen Betrag kosten, wenn man sie neu anschaffen müsste. Vor einigen Jahren noch hat man seine Überlegungen vor allem in Richtung Fabriksanlagen und -maschinen gelegt, in der Zwischenzeit hat die Technik viele weitere Geräte auf den Markt gebracht, die ebenfalls berücksichtigt werden, wie beispielsweise Computer, Anwendungsprogramme für selbige und ähnliches mehr.
Das Problem dieser Anlagegüter besteht darin, dass sie irgendwann wieder angeschafft werden müssen. Für jedes Anlagegut gibt es Erfahrungswerte und festgelegte Zeitspannen, wie lange beispielsweise eine Maschine im Betrieb bleiben sollte, ehe sie durch eine neue ersetzt wird. Das Thema ist natürlich bei der neuen Computertechnik problematisch, denn wenn man immer die neueste Hard- und Software haben möchte oder berufsbedingt braucht, sind Zeitspannen von drei Jahren, wie sie üblicherweise angesetzt werden, viel zu lange.
Das Prinzip der Abschreibung gründet sich auf der Überlegung, jedes Jahr einen gewissen Teilbetrag des Wertes abzubauen, der wie ein Aufwand in die Buchhaltung eingebaut wird. Dadurch mindert sich der Gewinn vor Steuern und man hat eine finanzielle Reserve mit der Überlegung, dass man am Ende der Laufzeit eines Anlagegutes wieder genügend Geld zur Verfügung hat, um eine neue Maschine kaufen zu können.
Beispiel
Wenn eine Maschine für vier Jahre angeschafft wird und 100.000 Euro kostet, dann werden im Rahmen der Bilanzarbeiten jedes Jahr 25.000 Euro als Aufwand gebucht, den man in Wirklichkeit nicht hat. Doch nach vier Jahren muss man wieder die 100.000 Euro ausgeben, um die Maschine durch eine neue ersetzen zu können. Mit Hilfe der Abschreibung baut man daher dem Aufwand vor und kann auf diese Art und Weise auch ein wenig Gewinnsteuern einsparen.
Die Konsequenz aus der Abschreibung ist also die Tatsache, dass man Kosten ausgewiesen hat, die es gar nicht gibt, aber diese sind zweckgebunden angesetzt. Wenn man die Ersparnis an Steuerforderungen für ein neues Betriebsauto einsetzt und dann kein Geld für die Maschine vorhanden ist, ist das ein unternehmerischer Fehler. Gemäß Abschreibung müsste man nach vier Jahren das Geld beisammen haben, um die Maschine ersetzen zu können.
Die Durchführung dieser Abschreibung findet in der Buchhaltung bzw. beim Jahresabschluss durch die sogenannte "Absetzung für Abnutzung" kurz AfA statt. Sie reduziert den Wert der Anlage im Anlagevermögen und damit auch den steuerpflichtigen Gewinn. Ist ein Anlagegut für vier Jahre vorgesehen, heißt das aber nicht, dass die Maschine nach vier Jahren auf jeden Fall entfernt werden muss. Sie kann durchaus mit einem minimalen Wert im Anlagevermögen belassen werden und leistet weiterhin gute Arbeit im Betrieb. So ist es auch möglich, dass eine Maschine so gut funktioniert, dass sie auch nach zehn Jahren noch im Anlageverzeichnis zu finden ist. Für die Abschreibung spielt sie aber keine Rolle mehr, erst beim Ausscheiden wird die Maschine in der Buchhaltung berücksichtigt, um das Anlageverzeichnis zu bereinigen.
Umgekehrt kann es sein, dass eine Maschine schon vor der vorgesehenen Zeit den Betrieb wegen eines Defekts oder eines Schadens (Brand zum Beispiel) ausgeschieden wird, in dem Fall muss die Abschreibung entsprechend korrigiert und natürlich eine neue Maschine angeschafft werden.
Die Buchhaltung ist für jeden Betrieb Pflicht, ob es nun ein Einzelunternehmen ist oder ein Konzern. Ob man von daheim aus agiert oder 300 Filialen betreibt. Aber es gibt Unterschiede in der Machart, weil die doppelte Buchhaltung erst ab einer gewissen Umsatzhöhe verpflichtend betrieben werden muss. Bei den Belegen oder der Genauigkeit, den Vorschriften oder den Geschäftsfällen generell gibt es aber keine großen Unterschiede.
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