Betrachtet man eine Bilanz eines Unternehmens, so zeigt sich die Teilung in zwei Hälften - die Soll-Seite und die Haben-Seite. Beide Seiten haben verschiedene Namen von Soll und Haben über Aktiva und Passiva bis zu Mittelverwendung und Mittelherkunft. Die Aktiva ist also auch die Soll-Seite oder die linke Seite der Bilanz.
Die Aktiva der Bilanz kann als Mittelverwendung formuliert werden, denn mit dem Geld der Haben-Seite werden die Materialien und Anlagen finanziert. Das Geld besteht in groben Zügen aus drei Ebenen, nämlich dem Eigenkapital, dem langfristigen Fremdkapital und dem kurzfristigen Fremdkapital.
Das langfristige Kapital sind Kredite der Banken, das kurzfristige jene der Lieferanten, die meist nach 30 Tagen ausgeglichen werden sollen. Auf der Aktiva sieht man das Ergebnis: Es wurden mit dem Geld Fahrzeuge gekauft oder auch gemietet, Bürogebäude eingerichtet, Grundstücke erworben oder auch Rohstoffe eingekauft. Handelswaren wurden um das Geld organisiert und auch Aktien könnte man als Beispiel nennen, abhängig vom Unternehmen und der Branche.
Mittelverwendung trifft also zu, weil mit dem Geld der Passiva werden kurz- und langfristige Anlagen oder Vermögenswerte auf der Aktiva-Seite beschafft und durch Geld möglich gemacht. Man könnte also die Aktiva auch so umschreiben, dass man hier sieht, was mit dem Geld (dem Kapital) eigentlich umgesetzt wurde.
Das bedeutet auch, dass die Aktiva den Zweck des Unternehmens zeigt und auch seinen Charakter. Es gibt Unternehmen, die kaum Kundinnen und Kunden haben und andere, die sehr viele Menschen als Kunden ihr eigen nennen. Diese haben sicher mehr Lieferforderungen als kurzfristige Forderungen gegenüber den Kunden als Unternehmen mit wenigen Kunden. Weitere kurzfristige Vermögensteile sind auch ein Kassastand, wenn man eine Kassa nutzt und der Banksaldo - meist von mehreren Bankkonten, die ein Unternehmen nutzen kann.
Mit diesen Vermögenswerten werden im Alltag Materialien eingekauft und Rechnungen bezahlt. Doch die wesentlichen Faktoren sind die Anlagen selbst und die Handelswaren wie auch Rohstoffe oder Halb- und Fertigerzeugnisse. Dazu gehören zum Beispiel auch Büroausstattung oder ein Computerarbeitsplatz. Es muss also nicht immer ein Fuhrpark sein oder ein Fabriksgebäude.
Die Mittelverwendung ist daher nicht eine Geschichte, die in jedem Unternehmen gleich abläuft, sondern abhängig davon ist, welche Geschäftsidee man verfolgt und wie groß man ist. Ein Einzelunternehmer, der von daheim aus agiert, braucht kein Büro, braucht auch in der Regel kein großes Netzwerk und vor allem nicht verschiedene Computerarbeitsplätze. Aber für sich selbst braucht er sehr wohl eine Ausstattung. Ein Fabrikant hat ganz andere Anlagen vom Grundstück über das Fabriksgelände bis zu den Maschinen und vielleicht auch einem Fuhrpark für die Zustellung der Produkte, die erstellt werden.
Einen Überblick über die doppelte Buchhaltung haben wir auch in einem YouTube-Video zusammengestellt, das mittels nachstehendem Link erreichbar ist.
Die doppelte Buchhaltung ist das umfangreichere System im Vergleich zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, wobei die Grundlage die gleiche ist. Es gibt einen Geschäftsfall wie etwa einen Einkauf und daraus wird im einfachen System eine Eintragung etwa im Kassabuch oder einer Buchungsliste, bei der doppelten Buchhaltung wird daraus ein Buchungssatz oder auch eine Buchung mit Konten in der Aktiva und Konten in der Passiva.
Stattdessen spricht man oft vom Soll oder der Soll-Seite und vom Haben oder der Haben-Seite. Darauf leiten sich auch die Begriffe der Sollbuchung und Habenbuchung ab, auch Mittelverwendung und Mittelherkunft spielen eine große Rolle für das Gesamtverständnis. Neben der Buchung des Geschäftsfalles gibt es noch weitere Möglichkeiten wie die Umbuchung, auch erfolgsneutrale Buchungen sind häufiger anzutreffen.
In der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung wird jedes Wirtschaftsjahr neu begonnen, in der doppelten Buchhaltung übernimmt man die Beträge aus dem Vorjahr und der entsprechenden Bilanz. Wichtig sind aber zwei Begriffe in beiden Fällen nämlich das Geschäftsjahr und das Rumpfjahr, wobei das Rumpfjahr meistens ein Thema nach der Gründung mitten im Jahr ist.
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