Im Rahmen der doppelten Buchhaltung gibt es durchaus sehr große Unterschiede, abhängig vom Unternehmen. Ein Supermarkt hat sehr viele Kunden, aber diese zahlen bar oder mit Bankomatkarte, ein Onlineshop hat hingegen sehr viele Kunden, die erst später zahlen. Damit landet man beim Begriff des Debitor.
Ein Debitor ist ein Kunde, der bei einem Unternehmen Waren oder Dienstleistungen erhalten hat, die er aber noch nicht bezahlt hat. Die noch offenen Gelder werden auf den Debitorenkonten in der Buchhaltung festgehalten und je nach Geschäftsfeld und Unternehmensgröße können die Summen der Debitorenkonten erheblich sein.
Die Frage der Debitoren ist eine Frage, die eng mit dem Unternehmen verknüpft ist. Wenn man ein Installateur (Klempner) ist und viele Kundinnen und Kunden hat, hat man erfahrungsgemäß auch viele Außenstände im Sinne von offenen Geldern der Kunden. Wer als Dienstleister unterwegs ist, hat meistens nur ein paar Kunden und entsprechend vielleicht höhere Beträge, aber weniger offene Rechnungen. Warten muss man da wie dort darauf, dass man sein Geld bekommt.
Deshalb ist eine gute Strategie beim Umgang mit den Debitorengeldern von Vorteil, besonders dann, wenn es viele Kunden gibt, die noch ihre Rechnungen begleichen müssen. Zwar ist es gut und schön, wenn man viele Kunden hat, aber wenn zu große Beträge ausstehen, hat man einen Nachteil: man kann mit dem offenen Geld nicht reinvestieren.
Die offenen Gelder der Debitoren zählen im Buchhaltungssystem und somit auch in der Bilanz zum Umlaufvermögen, weil es sich um kurzfristige Darlehen an die Kunden handelt, die sich auch in ihrem Umfang rasch ändern können. Es handelt sich also um kurzfristige Forderungen, die aber in der Bilanz als eigener Post aufscheinen. Es ist in der Bilanz als Jahresabschluss oder auch in den kurzfristigeren Aufzeichnungen wie einer Monatsbilanz sofort erkennbar, welche Gelder noch ausständig sind.
Die Frage ist, wie verlässlich die Kundinnen und Kunden ihre Gelder zahlen und ob sie fristgerecht die Ausgangsrechnungen zahlen, die man ihnen schickt. Eine Möglichkeit und Finanzierungsentscheidung kann sein, dass man mit Skonto eine frühere Zahlung favorisiert. Der Kunde zahlt um ein paar Prozent weniger, wenn er innerhalb von zehn Tagen ausgleicht. Dabei muss man kalkulieren, wie man besser fährt. Einerseits hat man das Geld schneller und kann damit selbst investieren, andererseits bekommt man weniger Geld für seine Arbeiten oder Waren.
Die Kundenforderungen sind eine an sich erfreuliche Situation, weil man Kunden hat und diese haben auch wirklich Bestellungen getätigt. Aber wenn man sehr viele Gelder noch ausständig hat, kann das für ein Unternehmen auch existenzgefährdend werden. Das hängt natürlich auch von den Beträgen und der Branche sowie der wirtschaftlichen Situation ab. Diese Faktoren gilt es in die Überlegungen einzubinden, wie man mit den Kundenforderungen umgehen soll und will.
Die Bilanz ist das finale Ziel der doppelten Buchhaltung und stellt den Abschluss einer Zeitperiode dar. Meist ist das ein Jahr im Unternehmen, bei börsennotierten Aktiengesellschaften ist die Vorschrift durch die Börse im Sinne der Anlegerinnen und Anleger auf drei Monate begrenzt. Die Arbeiten an sich sind dann aber die gleichen.
Wesentlich ist daher die Funktion der Bilanz selbst sowie die Werte, die in der Bilanz dargestellt werden wie das Kapital sowie die Vermögenswerte.
Die Bilanz ist das Ergebnis, der Jahresabschluss kann aber auch als die Bilanzarbeiten angesehen werden oder als das Ergebnis selbst. Auf dem Weg von den Buchhaltungszahlen zur Bilanz gilt es etwa die Abschreibung (AfA) beim Vermögen zu berücksichtigen und zwar auf Basis der Nutzungsdauer. Eine andere Arbeit besteht darin, dass man die Rückstellungen berücksichtigt, um Vorsorge steuerreduzierend zu treffen. Bei den Waren ist die Inventur durchzuführen. Das Thema der Debitoren ist zu analysieren, also etwa die offenen Schulden der Kunden und ob sie noch ausgeglichen werden können.
Letztlich erfolgt die Gewinn-Verlust-Rechnung zur Ermittlung des Erfolgs und der Frage, ob man einen Jahresüberschuss ergo Gewinn oder einen Verlust erwirtschaftet hat.
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