Das Fahrtenbuch ist im Fuhrpark ein übliches Aufzeichnungselement wie das Logbuch im Schiffsverkehr oder auch im Luftverkehr, spielt aber bei der Nutzung eines Fahrzeuges auch eine steuerliche Rolle, wenn man nur sein eigenes Fahrzeug benutzt. Das gilt vor allem für Einzelunternehmerinnen und Einzelunternehmer, die auch ein Fahrzeug besitzen und dieses nutzen. Man könnte dieses nun als privates Fahrzeug deklarieren, aber durch das Führen eines Fahrtenbuches, in dem die Fahrten zu Kundinnen und Kunden angeführt sind, kann belegt werden, dass man das Auto sehr wohl beruflich braucht.
Je nach Anteil kann man das Auto dann in das Betriebsvermögen übertragen, wobei jedes Jahr ein gewisser Privatanteil abgezogen wird. Dieser Privatanteil ist die Annahme das beispielsweise 20 Prozent der Kosten, die für das Auto entstanden sind (Treibstoff, Wartung, Pickerl) privater Natur sind und zu 80 Prozent - um beim Beispiel zu bleiben - wurde das Auto beruflich genutzt.
Während das Fahrtenbuch beim Fuhrpark üblich ist, vergessen viele Einzelunternehmerinnen und Einzelunternehmer das Führen trotz Hinweise der Buchhalter immer wieder gerne und damit fehlt der Nachweis, wohin man wann wirklich gefahren ist. Im Nachhinein kann man wohl so manches noch aus der Erinnerung abrufen, aber es ist weit schwieriger als gleich die Fahrt einzutragen, um zum Jahresabschluss eine Liste vorlegen zu können, wie viele Kilometer beruflich zurückgelegt wurden.
Die zentrale Aufgabe des Fahrtenbuches ist der Nachweis, dass man wirklich nicht spazieren gefahren ist und Partner, Kunden oder Lieferanten aufgesucht hat, um Besprechungen durchzuführen oder andere Aktivitäten zu setzen.
Für die Lohnverrechnung kann das Fahrtenbuch auch eine Rolle spielen. Jedenfalls ist das Führen eines Fahrtenbuchs für ein Betriebsfahrzeug ein wichtiger Beweis für die zurückgelegten Kilometer und bei Fehlen solcher Aufzeichnungen kann es zu einer Schätzung kommen, was zur Folge hat, dass die steuerlichen Absetzmöglichkeiten deutlich geringer sind.
Das Fahrtenbuch, das längst auch elektronisch geführt wird, ist daher auch ein wichtiger Beleg für die Buchhaltung, auch wenn genau darauf gerne vergessen wird. Wer nur mit dem Auto unterwegs ist, protokolliert sowieso aus der Gewohnheit heraus mit und bei Spediteuren gibt es eigene Systeme, die automatisch mitschreiben. Daher ist das Fahrtenbuch vor allem für jene eine wichtige Aufgabe, die manuell die Daten erheben müssen, um sie geltend machen zu können. Das kann für Einzelunternehmer durchaus von großer finanzieller Bedeutung sein.
Die Belege sind wichtige Beweisstücke für die Geschäftsfälle, wobei die Aufbewahrungspflicht bei Belege zu beachten ist. Es reicht also nicht, einen Einkauf zu buchen und dann die Rechnung zu entsorgen, die Belege müssen für Jahre erhalten bleiben. Da es sehr viele verschiedene gibt, spricht man auch über Belege oder Belegarten als Gruppierung der Dokumente.
Ein zentrales Element sind natürlich die Rechnungen mit der Ausgangsrechnung an Kunden und der Eingangsrechnung von Lieferanten oder Dienstleistern. Dabei kann auch eine Reduzierung durch eine Gutschrift erfolgen, die eigens zu belegen ist. Die Gutschrift an Kunden oder die Gutschrift vom Lieferanten muss nachvollziehbar sein und daher als eigener Beweis in der Buchhaltung vorzufinden sein.
Abseits der Rechnungen sind die Zahlungsmittel wichtig. Die Bankbelege werden immer wichtiger, weil gerade in Unternehmen immer öfter per Überweisung bezahlt wird und nicht bar aus der Kassa. Wer eine Kassa führt, hat ein Kassabuch zu führen und als Beleg kann auch ein Kassabon gegeben sein, wenn man etwa Büromaterial bar bezahlt hat. Eine andere Möglichkeit ist der Versandbeleg für die Postgebühren. Ein Fahrtenbuch ist ebenfalls ein Beleg und zwar als Beweis für unternehmerische Fahrten, sie es als Angestellter im Unternehmen oder als Unternehmerin oder Unternehmer selbst.
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