Ein wichtiges Element in der Buchhaltungsarbeit ist das Verarbeiten des Kassabuchs. Ein Kassabuch muss nicht unbedingt wirklich ein Buch sein und steht für eine Liste von Aufzeichnungen, welche Geldbeträge mit der Kassa eingenommen oder ausbezahlt wurden, sofern man über eine Kassa verfügt.
Es ist vom Unternehmen abhängig, ob das Thema Kassabuch überhaupt eines ist, weil viele über das Bankkonto agieren und keinen Barverkauf anbieten. Dienstleister sind meist nur mit den Bankkonten aktiv, ein kleiner Marktstand etwa auf einem Bauernmarkt verkauft hingegen bar und hat entsprechende Einnahmen und Ausgaben, wobei auch wirklich oft bar bezahlt wird. Diese werden gesammelt in das Kassabuch eingetragen.
Somit sind sämtliche Geschäftsfälle notiert, bei denen die Kassa involviert war - wenn ein Lieferant Ware bringt und bar ausbezahlt wird ist dies ebenso der Fall wie beim Einnehmen von Geld durch einen Kundeneinkauf oder wenn von der Bank Geld abgehoben wurde, um dieses in die Kassa zu geben, damit sich der Kassastand wieder erhöht und Rechnungen bezahlt werden können.
Neben den Bankkonten ist das Kassabuch eine der wichtigsten Informationsquellen für die Buchhaltung, denn hier wird während des Tages in einem Handelsgeschäft die meiste Aktivität abgewickelt. Kleine Handelsunternehmen haben oft nur ein Kassabuch und ein Bankkonto und die Erfassung in der Buchhaltung ist schnell erledigt. Das Kassabuch stellt bei solchen Betrieben sogar den absoluten Mittelpunkt der Geschäftstätigkeit dar.
Ein Kassabuch teilt sich in Listen üblicherweise im DIN A4-Format, die aus vier, manchmal fünf Spalten bestehen. Die absolut notwendigen Spalten sind für das Datum der Eintragung, den Text des Geschäftsfalles sowie eine Spalte für Soll und eine für Haben vorgesehen. Soll ist gefragt, wenn Geld in die Kassa kommt und Haben, wenn Geld ausgegeben wird.
Am Ende jeder Liste wird ein Saldo errechnet, der auf die nächste Seite übertragen wird, damit mit den aktuellen Beträgen weitergearbeitet werden kann. Manche Unternehmen haben pro Monat nur eine solche Seite an Geschäftsfällen, andere Unternehmen haben mehrere Seiten, die ausgefüllt werden.
Allerdings ist die Bedeutung des Kassabuchs deutlich zurückgegangen, weil die meisten Zahlungen bereits über die Bank laufen. Auch die Kundinnen und Kunden zahlen über Kreditkarte und Bankomatkarte und seltener mit Bargeld, was natürlich auch auf die Branche ankommt und auf die Beträge der Produkte.
Die Buchhaltung ist für jeden Betrieb Pflicht, ob es nun ein Einzelunternehmen ist oder ein Konzern. Ob man von daheim aus agiert oder 300 Filialen betreibt. Aber es gibt Unterschiede in der Machart, weil die doppelte Buchhaltung erst ab einer gewissen Umsatzhöhe verpflichtend betrieben werden muss. Bei den Belegen oder der Genauigkeit, den Vorschriften oder den Geschäftsfällen generell gibt es aber keine großen Unterschiede.
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