Ein wichtiges Element in der Buchhaltungsarbeit ist das Verarbeiten des Kassabuchs. Ein Kassabuch muss nicht unbedingt wirklich ein Buch sein und steht für eine Liste von Aufzeichnungen, welche Geldbeträge mit der Kassa eingenommen oder ausbezahlt wurden, sofern man über eine Kassa verfügt.
Es ist vom Unternehmen abhängig, ob das Thema Kassabuch überhaupt eines ist, weil viele über das Bankkonto agieren und keinen Barverkauf anbieten. Dienstleister sind meist nur mit den Bankkonten aktiv, ein kleiner Marktstand etwa auf einem Bauernmarkt verkauft hingegen bar und hat entsprechende Einnahmen und Ausgaben, wobei auch wirklich oft bar bezahlt wird. Diese werden gesammelt in das Kassabuch eingetragen.
Somit sind sämtliche Geschäftsfälle notiert, bei denen die Kassa involviert war - wenn ein Lieferant Ware bringt und bar ausbezahlt wird ist dies ebenso der Fall wie beim Einnehmen von Geld durch einen Kundeneinkauf oder wenn von der Bank Geld abgehoben wurde, um dieses in die Kassa zu geben, damit sich der Kassastand wieder erhöht und Rechnungen bezahlt werden können.
Neben den Bankkonten ist das Kassabuch eine der wichtigsten Informationsquellen für die Buchhaltung, denn hier wird während des Tages in einem Handelsgeschäft die meiste Aktivität abgewickelt. Kleine Handelsunternehmen haben oft nur ein Kassabuch und ein Bankkonto und die Erfassung in der Buchhaltung ist schnell erledigt. Das Kassabuch stellt bei solchen Betrieben sogar den absoluten Mittelpunkt der Geschäftstätigkeit dar.
Ein Kassabuch teilt sich in Listen üblicherweise im DIN A4-Format, die aus vier, manchmal fünf Spalten bestehen. Die absolut notwendigen Spalten sind für das Datum der Eintragung, den Text des Geschäftsfalles sowie eine Spalte für Soll und eine für Haben vorgesehen. Soll ist gefragt, wenn Geld in die Kassa kommt und Haben, wenn Geld ausgegeben wird.
Am Ende jeder Liste wird ein Saldo errechnet, der auf die nächste Seite übertragen wird, damit mit den aktuellen Beträgen weitergearbeitet werden kann. Manche Unternehmen haben pro Monat nur eine solche Seite an Geschäftsfällen, andere Unternehmen haben mehrere Seiten, die ausgefüllt werden.
Allerdings ist die Bedeutung des Kassabuchs deutlich zurückgegangen, weil die meisten Zahlungen bereits über die Bank laufen. Auch die Kundinnen und Kunden zahlen über Kreditkarte und Bankomatkarte und seltener mit Bargeld, was natürlich auch auf die Branche ankommt und auf die Beträge der Produkte.
Die Belege sind wichtige Beweisstücke für die Geschäftsfälle, wobei die Aufbewahrungspflicht bei Belege zu beachten ist. Es reicht also nicht, einen Einkauf zu buchen und dann die Rechnung zu entsorgen, die Belege müssen für Jahre erhalten bleiben. Da es sehr viele verschiedene gibt, spricht man auch über Belege oder Belegarten als Gruppierung der Dokumente.
Ein zentrales Element sind natürlich die Rechnungen mit der Ausgangsrechnung an Kunden und der Eingangsrechnung von Lieferanten oder Dienstleistern. Dabei kann auch eine Reduzierung durch eine Gutschrift erfolgen, die eigens zu belegen ist. Die Gutschrift an Kunden oder die Gutschrift vom Lieferanten muss nachvollziehbar sein und daher als eigener Beweis in der Buchhaltung vorzufinden sein.
Abseits der Rechnungen sind die Zahlungsmittel wichtig. Die Bankbelege werden immer wichtiger, weil gerade in Unternehmen immer öfter per Überweisung bezahlt wird und nicht bar aus der Kassa. Wer eine Kassa führt, hat ein Kassabuch zu führen und als Beleg kann auch ein Kassabon gegeben sein, wenn man etwa Büromaterial bar bezahlt hat. Eine andere Möglichkeit ist der Versandbeleg für die Postgebühren. Ein Fahrtenbuch ist ebenfalls ein Beleg und zwar als Beweis für unternehmerische Fahrten, sie es als Angestellter im Unternehmen oder als Unternehmerin oder Unternehmer selbst.
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