Beim Begriff Konto denken die meisten Menschen an das Bankkonto, auf das üblicherweise das Gehalt oder der Lohn überwiesen wird. Im wirtschaftlichen Sinne ist diese Funktion und Definition auch gegeben, aber besonders in Bezug auf die Buchhaltung hat das Konto darüber hinaus wichtige Bedeutungen.
Denn in der Finanzbuchhaltung, wie die Buchhaltung offiziell eigentlich heißt, oder auch in der doppelten Buchhaltung ist das Konto die Grundlage aller Analyse und Arbeit. Ein Konto ist eigentlich mit einer Tabelle zu vergleichen und besteht aus dem Kopf mit der Bezeichnung des Kontos und Zeilen zum Eintragen der Bewegungen sowie eine Spalte für die Beträge auf der Sollseite und eine Spalte für Beträge auf der Habenseite.
Im Gegensatz zum Konto in der vorgestellten Vermutung, dass es sich um das private Bankkonto (Girokonto) handeln könnte, ist das Konto in der doppelten Buchhaltung nicht auf die Bank beschränkt. Für die Handkassa gibt es ein Konto, für alle Materialien, für die Anlagen, Maschinen oder das Vermögen der Teilhaber, so es welche im Unternehmen gibt.
Der Name der doppelten Buchhaltung oder auch doppelten Buchführung ist abgeleitet von der Verwendung der Konten mit Soll und Haben, weil jeder Geschäftsfall zweifach eingetragen wird. Daraus folgt, dass am Ende des Jahres in der Bilanz die Soll-Seite genauso groß sein muss wie die Haben-Seite. So hat man auch die Kontrolle, ob man richtig gearbeitet hat.
Die Konten untergliedern sich dabei in verschiedene Gruppen. Die Bestandskonten bleiben erhalten und werden von Jahr zu Jahr übernommen. Ein Bankkonto mit einem Endbestand von EUR 10.000,-- beginnt im neuen Jahr mit genau diesem Betrag. Die Bestandskonten teilen sich in aktive und passive Bestandskonten abhängig von der Aktion (Anlagen, Bank, Kassa, Schulden, Rückstellungen und vieles mehr).
Dazu gibt es die Ertragskonten, die jedes Jahr neu eröffnet werden, wenn man sie braucht. Auch sie werden mit Soll und Haben bearbeitet, werden aber gegen das GuV-Konto am Ende der Periode aufgelöst. Die Ertragskonten teilen sich in Aufwandskonten und Erfolgskonten. Aufwandskonten beinhalten die Kosten wie Büromaterial, Lohnkosten oder Telefongebühren, Erfolgskosten die Umsätze oder Provisionserträge.
Das Gewinn- und Verlustkonto zählt zur dritten Gruppe der Zwischenkonten oder Bilanzkonten. Dazu zählt auch das EBK und SBK und die Aufgabe besteht darin, die finalen Beträge in die Bilanz oder im Falle des GuV-Kontos auf das Kapitalkonto übertragen zu können.
Die Summe aller Kontenbewegungen ergibt das Ergebnis aus der Finanzbuchhaltung und die Bezeichnung doppelte Buchhaltung ergibt sich aus der Tatsache, dass jede Buchung zwei Seiten hat, zum Beispiel:
Kassa / Bank (oder auch Kassa an Bank), was bedeutet, dass Geld von der Bank abgehoben und in die Kassa eingezahlt wurde, um die laufenden Geschäfte zahlen zu können. Im Soll steht die Kassa, deren Saldo sich damit erhöht und im Haben die Bank, bei der sich der Kontostand natürlich reduziert. Diese Manipulationen machen es möglich, dass man sehr einfach nachvollziehen kann, was wann warum passiert ist.
Und die Grundlage ist und bleibt das Konto, von dem es je nach Buchhaltung und Unternehmensgröße ein paar Dutzend oder hunderte verschiedene Konten geben kann.
Die wesentliche Grundlage der Buchhaltung ist das Konto mit seinen beiden Seiten von Soll oder Aktiva und Haben oder Passiva für die doppelte Buchhaltung. Jedes Konto hat für eine bestimmte Thematik Platz sei es für Wareneinkäufe, Abschreibungen oder für die Immobilien und daher untergliedert man die Konten nach Bestandskonten für die Bilanzsummen (Vermögen, Kapital) und die Erfolgskonten für Kosten und Erträge, um Gewinn oder Verlust zu ermitteln. Ebenfalls notwendig sind die Bilanzkonten für die Übertragung der Bilanzsummen.
Daher gibt es eine ganze Menge an Konten, abhängig davon, wie groß das Unternehmen ist und in welchem Bereich man tätig ist. Ein Produzent oder ein Händler hat ganz andere Situationen als ein Dienstleister. Gleich ist aber, dass die Konten in einem Kontorahmen festgelegt sind, damit es eine Struktur gibt, welche Konten wo für welchen Zweck zu finden sind. Und gleich ist auch die Methodik der Anwendung. Am Ende einer Periode wird der Saldo gebildet, um das Ergebnis übertragen zu können.
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