Der Saldo ist jene Größe, die die Differenz eines Kontos bei der doppelten Buchhaltung zwischen Soll und Haben wiedergibt. In der doppelten Buchhaltung weist jedes Konto eine Soll-Seite auf und ihr gegenüber steht die Haben-Seite. Wenn es zum Abschluss kommt (meist Jahresabschluss, bei AG´s an der Börse auch Quartalsabschluss), muss jedes Konto abgeschlossen werden, also die Differenz zwischen den beiden Seiten erstellt werden. Und diese Aufgabe führt zum Saldo.
Aus dieser Struktur heraus gibt es einen Soll-Saldo und einen Haben-Saldo. Überwiegt die Haben-Seite bei der Gegenüberstellung, dass liegt ein Soll-Saldo vor, denn man muss die Verbindlichkeiten der Haben-Seite abdecken, die die Vermögenswerte der Sollseite übersteigen. Umgekehrt liegt ein Haben-Saldo vor, wenn man mehr Vermögen auf der Sollseite hat als Verbindlichkeiten auf der Habenseite.
| Konto Bank |
Soll | Haben |
| EBK | 10.000,-- | |
| Einzahlung | 2.000,-- | |
| SBK | 12.000,-- |
Im Beispiel hat das Bankkonto zu Jahresbeginn durch das Eröffnungsbilanzkonto (EBK) den Anfangsbestand aus dem Vorjahr in Höhe von 10.000,-- Euro erhalten. Dazu kam eine Einzahlung und am Ende des Jahres wurde gegen das Schlussbilanzkonto (SBK) der Saldo gebildet, also die Differenz zwischen der Soll-Seite und der Habenseite. Im Haben stand nichts, daher 12.000,-- Euro als Saldo, die in die Bilanz gehen. In diesem Fall ist es ein Haben-Saldo, weil die Soll-Seite größer ist.
Der Saldo wird für jedes Konto gebildet und zeigt daher den tatsächlichen Differenzbetrag bei Rohstoffen, in der Kassa, bei Bankkonten und natürlich auch bei Lieferforderungen, Lieferverbindlichkeiten oder den Privatkonten. So ist es möglich, den Saldo eines Kontos mit dem Saldo des gleichen Kontos vor einem Monat oder einem Jahr zu vergleichen, um eine Entwicklung pro Konto festhalten zu können. Dabei muss man den Saldo bei Bestandskonten nicht suchen, weil der Saldo ist pro Konto jener Betrag, der dann auch in der Bilanz zu finden ist. Man muss also nur die Bilanz zu jener des Vorjahres heranziehen und den Vergleich durchführen.
Der Saldo ist besonders beim GuV-Konto - beim Gewinn- und Verlustkonto - relevant, weil hier die Differenz zum Ausdruck bringt, ob das Unternehmen im beobachteten Zeitraum einen Gewinn erwirtschaften konnte oder ob man einen Verlust hat hinnehmen müssen. In diesem Konto werden alle Aufwände und alle Erträge summiert. Hat man mehr Aufwände (Miete, Personalkosten) gehabt als Erträge (Umsatzerlöse), dann hat man einen Verlust eingefahren, andernfalls einen Gewinn erzielt. Auch bei den Erfolgskonten wird mit dem Saldo ermittelt, welche Seite größer ist und gegen das GuV-Konto übertragen. Die Erfolgskonten sind damit abgeschlossen und im GuV-Konto selbst erfolgt die Gewinnermittlung.
Letztlich ist der Saldo nicht nur die Feststellung der Kontodifferenz zwischen Soll und Haben, sondern auch die Grundlage der Bilanzerstellung, weil alle Salden der Bestandskosten in die Bilanz eingehen. Auch der Gewinn oder Verlust wird gegen das Kapitalkonto verbucht und damit ist der Saldo das wesentliche Werkzeug, um den Abschluss der Konten überhaupt durchführen zu können. Es ist dies kein Geschäftsfall wie ein Einkauf oder Verkauf, sondern es ist eine Kontenaktivität, um den finalen Abschluss überhaupt umsetzen zu können.
Die wesentliche Grundlage der Buchhaltung ist das Konto mit seinen beiden Seiten von Soll oder Aktiva und Haben oder Passiva für die doppelte Buchhaltung. Jedes Konto hat für eine bestimmte Thematik Platz sei es für Wareneinkäufe, Abschreibungen oder für die Immobilien und daher untergliedert man die Konten nach Bestandskonten für die Bilanzsummen (Vermögen, Kapital) und die Erfolgskonten für Kosten und Erträge, um Gewinn oder Verlust zu ermitteln. Ebenfalls notwendig sind die Bilanzkonten für die Übertragung der Bilanzsummen.
Daher gibt es eine ganze Menge an Konten, abhängig davon, wie groß das Unternehmen ist und in welchem Bereich man tätig ist. Ein Produzent oder ein Händler hat ganz andere Situationen als ein Dienstleister. Gleich ist aber, dass die Konten in einem Kontorahmen festgelegt sind, damit es eine Struktur gibt, welche Konten wo für welchen Zweck zu finden sind. Und gleich ist auch die Methodik der Anwendung. Am Ende einer Periode wird der Saldo gebildet, um das Ergebnis übertragen zu können.
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