Zeiterfassung: welche Systeme gibt es?
Vorteile der genauen Ermittlung
Gerade seit dem Gerichtsbeschluss des Bundesarbeitsgerichts ist die Erfassung der Arbeitszeit in aller Munde. Neben dem Aufwand, den sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer hierfür aufbringen müssen, sollten aber auch die Vorteile nicht außer Acht gelassen werden.
Aus diesem Grund geht dieser Artikel zunächst darauf ein, um was es sich bei der Erfassung der Arbeitszeit handelt, um dann anschließend die verschiedenen Möglichkeiten an Systemen aufzuzeigen.
Was hat es mit der Notierung der Arbeitszeiten auf sich?
Gerade in mittleren und großen Unternehmen mit vielen Arbeitnehmern bietet es sich an, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu erfassen. In kleineren Unternehmen kam es bisher immer häufiger vor, dass auch Vertrauensarbeitszeiten vereinbart wurden, die durch das Urteil des Bundesarbeitsgerichts jetzt in Frage gestellt werden.
Vorteilhaft an der Erfassung seitens der Arbeitgeber ist, dass diese die Zeiten ihrer Mitarbeiter genau im Blick haben und beispielsweise bei zu vielen Überstunden oder auch zu wenig abgeleisteten Stunden, direkt eingreifen und das Gespräch mit den Mitarbeitern suchen können.
Auch für Arbeitnehmer birgt die Zeiterfassung Vorteile. Denn sie können genau erkennen, wie viele Überstunden sie ableisten und diese anschließend abfeiern oder auszahlen lassen.
Welche Systeme zur Erfassung der Arbeitszeit gibt es?
Für die Zeiterfassung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter gibt es mittlerweile einige Systeme, die auf die Größe und das Budget der einzelnen Firmen angepasst sind. Das ursprüngliche Erfassen der Arbeitszeiten auf Papier oder in einer Excel-Datei wird durch diese Systeme ersetzt und vereinfacht.
Eine Möglichkeit der Zeiterfassung für mittelständische und große Unternehmen bietet sich in der typischen Stempeluhr. Heutzutage wird diese bereits als Hardware angeboten und stationär am Unternehmensstandort meist im Eingangsbereich angebracht. Wenn der Mitarbeiter morgens das Unternehmen betritt, nimmt er seine Chipkarte oder seinen Token und stempelt sich an dieser Stelle ein. Dadurch beginnt seine Arbeitszeit. Bei Beendigung der Arbeitszeit stempelt er sich entsprechend wieder aus.
Eine weitere Möglichkeit besteht in der Installation einer Software auf allen Arbeitsrechnern. Die Mitarbeiter loggen sich somit morgens an ihrem Arbeits-PC ein und starten in dieser Software per Mausklick ihre Arbeitszeit. Bei Beendigung der Arbeitszeit klicken sie sich wieder aus.
Dennoch eignen sich sowohl die Stempeluhr als auch das Software -Zeiterfassungssystem nicht für Arbeitnehmer, die im Außendienst oder Homeoffice arbeiten. Aus diesem Grund wird bereits ein Zeiterfassungssystem angeboten, welches per Handy mithilfe einer App verwendet werden kann. Hier wird bei Arbeitsbeginn am Handy in der entsprechenden App die Arbeitszeit gestartet und bei Arbeitsende wieder beendet.
Auch eine Zeiterfassung innerhalb des Webbrowsers ist für Unternehmen geeignet, die sowohl standortgebundene Mitarbeiter beschäftigen als auch welche, die im Homeoffice oder Außendienst arbeiten. Alle Mitarbeiter können sich im Web in das entsprechende System zur Zeiterfassung einloggen und die Zeiterfassung starten und später auch wieder beenden.
Fazit
Alle die hier aufgeführten Zeiterfassungssysteme bieten ihre Vor- und Nachteile. Zudem ist nicht jedes System für alle Unternehmen gleich geeignet, zumal sie sich nicht nur in der Anwendung, sondern auch kostenmäßig unterscheiden. Auch der nachträgliche Aufwand auf Seiten der Personalabteilung ist bei allen Systemen unterschiedlich und sollte vorab bedacht werden.
Dennoch stellen diese digitalen Systeme eine große Erleichterung im Gegensatz zu der ursprünglichen Variante der Erfassung der Arbeitszeiten auf Papier oder einer Excel-Datei dar. Dementsprechend muss sich der Arbeitgeber vor Einführung des entsprechenden Systems Gedanken darüber machen, welches System für sein Unternehmen und die Anzahl seiner Mitarbeiter geeignet ist.
Artikel-Thema: Zeiterfassung: welche Systeme gibt es?